Kann Ihre Buchhaltung mit 2018 mithalten?

2017 liegt hinter uns. Und damit – in den meisten Unternehmen – auch der Jahresabschluss. Für Sie bedeutet das erst einmal: durchatmen. Aber lief in den vergangenen Wochen buchhalterisch alles zu Ihrer vollsten Zufriedenheit? Oder ist Ihre Softwarelösung an ihre Grenzen gestoßen? Jetzt ist die Gelegenheit, Bilanz zu ziehen: Wo gibt es Optimierungspotenziale? Was könnte beim nächsten Mal besser laufen? Denn auch wenn noch einige Monate dazwischen liegen: Der nächste Jahresabschluss kommt bestimmt! Und nicht nur das – schon jetzt müssen Sie und Ihre Buchhaltungssoftware gewappnet sein für die Neuerungen 2018.

Neue Datenschutzrichtlinien richtig umsetzen

Eine der größten Änderungen betrifft die Einführung der EU-Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO. Sie regelt den Umgang mit sensiblen Informationen neu und stärkt die Rechte den Dateninhaber. Betroffen davon sind viele Unternehmensbereiche. Ganz besonders machen sich die Änderungen aber in der Buchhaltung bemerkbar. Die DSGVO tritt bereits zum 28. Mai 2018 in Kraft. Das bedeutet: Bis dahin müssen Sie die damit verbundenen Anforderungen organisationsweit umgesetzt haben und die definierten Prozesse nachweisen können. Dazu zählen insbesondere das Recht auf Vergessen und Löschung, aber auch das Recht auf Berichtigung, eingeschränkte Verarbeitung und auf Widerruf. Alle diese Neuerungen müssen Sie technisch realisieren. Zudem gilt es, entsprechende Kommunikationswege zu definieren, damit die Dateninhaber ihre Rechte auch tatsächlich wahrnehmen können. Anderenfalls drohen Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro. Worauf es bei der DSGVO im Detail ankommt und was Sie bei der Umsetzung mit einer cloudbasierten Buchhaltungssoftware beachten müssen, lesen Sie ausführlich im DSGVO-Special.

Neben den weitreichenden Neuerungen der DSGVO besteht insbesondere bei der Lohnsteuer und der Sozialversicherung jetzt Handlungsbedarf.

Lohnsteuer: Darauf kommt es an!

Wenn nicht schon im Dezember erfolgt, dann müssen Sie spätestens mit der Januarabrechnung den Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen. Damit erstatten Sie eine mögliche Differenz zwischen der 2017 abgeführten Lohnsteuer und der Jahreslohnsteuer. Mit einer Buchhaltungssoftware wird dieser Prozess automatisch angestoßen. Gibt es Ausschlussgründe? Und wenn ja, welche? Die Antworten auf diese Fragen hat Ihr digitaler Buchhaltungsassistent dank Datenzugriff quasi auf Knopfdruck. Auch an die elektronischen Lohnsteuernachweise, Lohnsteuerberechnungen sowie die -anmeldung und -bescheinigung 2018 erinnert Sie Ihre IT-Lösung nicht nur, sondern führt sie auch weitgehend selbstständig durch .

Dank optimaler Vernetzung gelingt auf diese Weise auch das Ausfüllen von Umlageerstattungsanträgen und das Erstellen von Entgeltbescheinigungen im Handumdrehen. Aufwändige Berechnungen und langwieriges Nachschlagen entfallen damit komplett.

Bei der Sozialversicherung gibt es viel zu tun

Doch damit nicht genug: Zum Jahreswechsel gilt es zudem, die Betragsbemessungsgrenzen anzupassen und die neuen Sachbezugswerte gemäß SV-Entgeltverordnung zu aktualisieren. Nicht zu vergessen die UV- und DEÜV Jahresmeldungen, die im Januar fällig sind.

Mit einer webbasierten Buchhaltungssoftware sind die aktuellen gesetzlichen Vorgaben stets aktuell hinterlegt und Sie arbeiten automatisch mit den richten Werten. Die Jahresmeldungen erstellt das System eigenständig auf Basis der hinterlegten Daten – auch für Arbeitnehmer, die Ihr Unternehmen im vergangenen Jahr verlassen haben. Ein kritischer Punkt, der ansonsten schnell vergessen wird.

Wichtig ist außerdem die Prüfung der Krankenversicherungspflicht. Wer überschreitet die Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAG)? Und wer ist demnach pflicht- bzw. freiwillig versichert? Daraus ergeben sich die erforderlichen An- und Abmeldungen sowie Beitragsbescheinigungen für Privatversicherte und freiwillige Mitglieder in der gesetzlichen Krankenkasse. Ihre Buchhaltungssoftware hat alle dafür erforderlichen Daten im Blick und weiß zudem, ob die JAE auch 2018 voraussichtlich überschritten wird. Schließlich ist das eine wichtige Voraussetzung für die Versicherungsfreiheit.

Der Jahresabschluss und die neuen GoBD

Fällt bei Ihnen der Jahreswechsel mit dem Ende des Geschäftsjahres zusammen, haben Sie Ihre Bücher zum 31.12. geschlossen. Ab 600.000 Euro Umsatz bzw. bei mehr als 60.000 Euro Gewinn muss der Jahresabschluss in Form einer Bilanz erfolgen. Sie dient vor allem der korrekten Festlegung Ihrer Steuer- und Abgabepflichten, hat aber auch Reporting-Funktion.

Wichtigste Voraussetzung für die korrekte Bilanzierung sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Das bedeutet, frei übersetzt: keine Buchung ohne Belege. Zum sind Sie verpflichtet, alle Geschäftsfälle fortlaufend und vollständig zu dokumentieren und nachvollziehbar, im Sinne von sachlich geordnet, aufzubereiten. Bereits seit Anfang 2017 gilt eine Neuauflage der GoBD. Demzufolge dürfen Sie Ihre Buchhaltung nicht mehr in den klassischen MS Office-Dokumenten erfassen. Statt Word, Excel & Co. bedarf es einer digitalisierten Aufzeichnung, die – wie beim Fahrtenbuch – keine nachträglichen Änderungen mehr zulässt. Wer sich nicht an diese Vorgabe hält, der muss mit hohen Strafen bis hin zur Steuerschätzung rechnen. Teure Nachzahlungen wären die Folge.

Mit einer modernen Buchhaltungssoftware, sind Ihre Belege und Dokumente nicht nur rechtssicher abgelegt, sondern orientieren sich dank Live-Aktualisierungen auch immer an der geltenden Rechtsprechung. Damit erfüllen Sie nicht nur alle Vorgaben der GoBD, sondern haben auch für die Erstellung des Jahresabschlusses immer die richtigen Daten zur Hand: Vom Anlagevermögen über Buchungsbelege und Rechnungsabgrenzung bis hin zur Bildung von Rückstellungen sind alle Informationen und Werte zentral verfügbar und lassen sich ausschließlich im Rahmen der aktuellen Gesetzgebung verwenden.

Damit geht Ihnen nicht nur die Buchhaltung leichter von der Hand, sondern Sie bleiben auch compliance- und gesetzeskonform.