Die Abo-Rechnung, auch Serienrechnung genannt, ist für viele dienstleistende Unternehmen eine wirtschaftlich sinnvolle Einrichtung, um Vertragskunden auf einfache Weise monatliche Abrechnungen zukommen zu lassen. Während die Leistungspositionen der Rechnung bei Bedarf manuell angepasst werden können, erstellt eine Software mit entsprechender Funktion alle anderen Variablen automatisch.
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Was leistet ein Programm für Serienrechnungen im Detail?
Das Geschäftsmodell zahlreicher Branchen besteht darin, Kunden vertraglich an einen bestimmten Leistungszeitraum zu binden. Die gelieferten Leistungen oder zur Verfügung gestellten Nutzungsrechte gehen mit einer monatlichen Gebühr oder einer regelmäßigen Beitragszahlung einher. Die Rechnungsstellung und die Zahlungsweise erfolgen im monatlichen oder in einem anderen, per Vertrag festgelegten Rhythmus. Solche wiederkehrenden Rechnungen können in einer Software für das Angebots- und Rechnungswesen als automatisierte Funktion voreingestellt werden.
Die Automatikfunktion in einer entsprechenden Software, die für das Angebots- und Rechnungswesen verwendet wird, automatisiert folgende variablen Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung:
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Lieferdatum oder Leistungszeitraum
- Zahlungsziel Abbuchungszeitraum bei Lastschriftverfahren
Wenn der monatliche Betrag und die Leistung ebenfalls gleichbleibend sind, übernimmt das Programm diese Konstante. Fließen zusätzliche Leistungen in die Rechnung ein, so können diese Positionen manuell angepasst werden. Unternehmen, die in großem Stil eine Vielzahl von Kunden mit Leistungen versorgen, sind beispielsweise Kommunikationsdienstleister und Versicherungsgesellschaften, aber auch öffentliche Institutionen, gemeinnützige Vereine oder Anbieter von webbasierten Dienstleistungen. Sie verfügen in der Regel über eine spezifische Unternehmenssoftware, die auch verbrauchs- und nutzungsabhängige Rechnungsbeträge automatisch in die Rechnungen einfließen lassen.
Alternative zur Abo-Rechnung
Erstaunlicherweise erstellen ausgerechnet Medienunternehmen, die mit dem Begriff Abonnement in erster Linie assoziiert werden, keine monatlich wiederkehrenden Rechnungen, sondern erledigen diese Aufgabe meistens im Quartalsrhythmus oder versenden Jahresrechnungen. Diese Vorgehensweise bietet sich als Alternative zur monatlichen Abrechnung grundsätzlich für alle Betriebe an, die tatsächlich gleichbleibende Pauschalbeiträge ohne zusätzliche mengen- oder verbrauchsabhängige Zusatzleistungen berechnen. Unabhängig vom Zahlungsrhythmus ist die Quartals- oder Jahresrechnung eine wirtschaftliche Alternative zur monatlichen Abrechnung, wenn die Kunden über ein Lastschriftverfahren ihre Beiträge entrichten. In vielen Fällen ist die monatliche Zahlweise der kundenfreundlichere Weg, selbst dann, wenn nur eine jährliche Rechnung gestellt wird. Programme und Programmfunktionen, die automatisierte Serienrechnungen erstellen, bereiten zudem die entsprechenden Lastschriftaufträge gegenüber den Banken vor. Unternehmen, die eine Vielzahl von Stammkunden mit Leistungen versorgen, unterhalten in der Regel eine eigene Debitorenbuchhaltung. Zu deren Aufgaben zählen auch die Kontrolle der Zahlungseingänge und entsprechend die Einleitung von Mahnverfahren. Dort gehört Software, die solche periodisch wiederkehrenden Geschäftsvorfälle unterstützt, zu den unverzichtbaren Instrumenten im Rechnungswesen.
Abo-Rechnung aus Sicht des Abonnenten
Unternehmen, die selbst periodische Leistungen in Anspruch nehmen, fahren mit Jahresabrechnungen einen deutlich geringeren Aufwand. Denn statt vieler Einzelrechnungen kann eine einzige Jahresrechnung als Beleg für die monatlichen Abbuchungen vom Konto verwendet werden. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich zum Beispiel für Versicherungsbeiträge oder Wartungsleistungen, die mit einer Jahrespauschale vergütet werden.
