Kaufleute sind verpflichtet, ihre Geschäftsunterlagen aufzubewahren. Diese Verpflichtung geht aus dem Handelsgesetzbuch hervor. Für Freiberufler und Kleingewerbetreibende ergibt sich die Aufbewahrungspflicht aus dem Steuerrecht. Die Abgabenordnung enthält dazu verschiedene Aussagen. Auch andere Vorschriften wie das Umsatzsteuergesetz oder das Sozialversicherungsrecht kennen eine Aufbewahrungspflicht mit vorgegebenen Aufbewahrungsfristen. Grundsätzlich gilt die Verpflichtung zur Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen für jeden, der der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht unterliegt. Da auch Kleingewerbetreibende und Freiberufler Aufzeichnungen führen müssen, sind auch sie an Aufbewahrungsfristen gebunden.
Definition: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Das Handels- und Steuerrecht kennt zwei verschiedene gesetzliche Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen. Grundlegende Dokumente wie
- Handelsbücher,
- Inventare,
- Lageberichte,
- Eröffnungsbilanzen,
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen,
- Buchungsbelege,
- Jahresabschlüsse und
- Organisationsunterlagen
sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Für alle anderen Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Dazu gehören unter anderem
- E-Mails und digitale Dokumente,
- empfangene und gesendete Geschäftsbriefe sowie
- sonstige geschäftsrelevante Unterlagen.
Aufzubewahren sind alle Dokumente, die bestimmten Geschäftsvorfällen zuzuordnen oder für die Steuerberechnung relevant sind. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Dokumente erstellt oder empfangen wurden. Dabei kommt es auf die letzte Eintragung in einem Dokument an. Die Aufbewahrungsfristen für laufende Verträge beginnen nach dem Ende der Vertragsdauer. Das gilt zum Beispiel für Miet- oder Arbeitsverträge.
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Ausnahmen von den Aufbewahrungsfristen
In Ausnahmefällen können sich die Aufbewahrungsfristen verlängern. Das gilt immer, wenn ein Dokument noch für die Steuer relevant ist. Die Belege über die Anschaffung von Anlagegütern mit besonders langen Abschreibungsfristen dürfen ebenfalls erst nach der vollständigen Abschreibung entsorgt werden. Ist eine Steuererklärung oder Bilanz noch strittig, sind die Dokumente des betreffenden Jahres ebenfalls aufzubewahren. Langwierige gerichtliche Auseinandersetzungen können zum Beispiel die Ursache sein. Diese Regelung gilt auch dann, wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist bereits abgelaufen ist. In der Praxis machen Unternehmen häufig keinen Gebrauch von abgelaufenen Aufbewahrungsfristen, weil Dokumente in einem Kontext zu aktuelleren Geschäftsvorfällen stehen.
Aufbewahrungsfristen auch für elektronische Dokumente
Die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Dokumenten gilt auch für solche, die elektronisch übermittelt wurden. Dazu zählen beispielsweise Angebote oder Bestellungen per E-Mail. Auch Bestellungen in Online-Shops, die durch das automatisierte Bestellverfahren erfolgen, sind wichtige Geschäftsdokumente und daher aufzubewahren. Werden Rechnungen per E-Mail versandt, gilt auch für diese die gesetzliche Aufbewahrungsfrist.
Elektronische Dokumenten-Archivierung
Die Form der Aufbewahrung hängt von der Bedeutung der Dokumente ab. Konzernabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse müssen im Original aufbewahrt werden. Für alle anderen Dokumente gilt, dass sie jederzeit lesbar abrufbereit sein müssen. Das bedeutet, dass Originale unter Umständen zu kopieren sind, wenn sie im Original nicht zehn Jahre lang lesbar bleiben. Grundsätzlich ist die Archivierung elektronisch erlaubt, wenn ein unveränderter Ausdruck möglich ist. Um einer überhandnehmenden Papierflut entgegenzuwirken, besteht also die Möglichkeit, Geschäftsunterlagen zu scannen und elektronisch aufzubewahren.
