In der doppelten Buchführung bezeichnen Bestandskonten Konten, die aus der Buchhaltungssoftware erleichtert die Führung der Bestandskonten.
Aktiv- und Passivkonten der Bilanz
Aktivkonten wie Gebäude, Maschinen oder der Fuhrpark betreffen das Anlage- und Umlaufvermögen eines Unternehmens und stehen als Bestandskonten auf der Habenseite einer Bilanz. Gehen auf den Bestandskonten Beträge ein, buchen Unternehmen diese Eingänge auf der Sollseite der Bestandskonten. So verzeichnen Unternehmen die Erweiterung des Fuhrparks als Zugang auf der Aktiv- bzw. Sollseite des entsprechenden Bestandskontos, während ein Verkauf die Passiv- bzw. Habenseite des Kontos betrifft. Eine kurze Zusammenfassung verdeutlicht das Prinzip: Zugänge werden auf der Sollseite von Aktivkonten gebucht, Abgänge auf der Habenseite. Während sich der Anfangsbestand eines Aktivkontos auf der Aktivseite befindet, steht der Endbestand auf der Passivseite.
Konten wie Bankverbindlichkeiten oder Spareinlagen, die das Eigen- und Fremdkapital eines Unternehmens betreffen, sind Passivkonten, die auf der Passivseite der Bilanz ausgewiesen werden. Im Gegensatz zum Aktivkonto erfolgen Buchungen auf passiven Bestandskonten genau umgekehrt: Einen Zugang buchen Unternehmen hier auf der Passiv- bzw. Habenseite, während sie einen Abgang auf der Aktiv- bzw. Sollseite ausweisen. Auch Anfangs- und Endbestand unterscheiden sich vom Aktivkonto, denn bei passiven Bestandskonten steht der Anfangsbestand auf der Passivseite, während der Endbestand auf der Aktivseite abzulesen ist.
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Buchungen auf Bestandskonten
Mit einem Beispiel lässt sich die Buchung auf einem Bestandskonto verdeutlichen: Ein Unternehmen kauft für 15.000 Euro ein Kraftfahrzeug und bezahlt den Betrag per Überweisung vom Bankkonto. Da bei der doppelten Buchführung jeder Buchung auf einem Bestandskonto im Soll eine entsprechende Buchung im Haben gegenüberstehen muss, sind zwei Konten von diesem Geschäftsvorfall betroffen: Durch die Anschaffung erhöht sich der Bestand auf der Aktivseite des Bestandskontos Fuhrpark um 15.000 Euro, während sich das Bestandskonto Bankguthaben auf der Aktivseite um 15.000 Euro reduziert. Jeder Buchung auf einem Bestandskonto im Soll steht also eine entsprechende Habenbuchung auf einem anderen Konto gegenüber. Bei jeder Buchung ist das entsprechende Gegenkonto anzugeben.
Erstellung der Bilanz
Nach den Vorgaben des Handelsgesetzbuchs sind Unternehmen verpflichtet, im Rahmen der Inventur zum Abschluss des Geschäftsjahres die Schlussbestände der Bestandskonten zu ermitteln, um sie in der Bilanz auszuweisen. Dieser Vorgang wird auch als Saldieren bezeichnet, da sich der Schlussbestand jeweils aus der Differenz zwischen der Soll- und Habenseite ergibt. Der Schlussbestand der Aktivkonten ergibt sich aus der Differenz zwischen der Soll- und Habenseite, während der Endsaldo bei Passivkonten aus der Differenz zwischen Haben- und Sollseite errechnet wird. Generell ist wichtig Inventurdifferenzen im Vorfeld bereits zu vermeiden.
