Wie in vielen anderen Software-Anwendungen gibt es auch bei der Buchhaltung einen steigenden Trend zu Online-Lösungen. Cloud Buchhaltung bedeutet zunächst, dass der Zugriff auf die Buchhaltungs-Software über den Internet-Browser erfolgt. Damit ist bereits ein hohes Maß an Flexibilität geboten. Denn die Festinstallation auf eigenen Servern oder Arbeitsplatz-PCs ist nicht notwendig. Stattdessen kann jeder Mitarbeiter, dem ein entsprechendes Passwort zugeteilt wurde, die Buchhaltung von jedem beliebigen Ort aus nutzen.
Daneben ermöglicht die Cloud Buchhaltung das Speichern aller Daten, Belege und Dokumente. Diese werden mit den Buchungen verknüpft und sicher archiviert. Somit stehen sie jederzeit für das eigene Berichtswesen und für die Übermittlungen an das Finanzamt zur Verfügung. Kleinere und mittelständische Unternehmen (KMU) besitzen durch Cloud Buchhaltung stets eine aktuelle Programmversion der Software. Der eigene Aufwand für die Installation und das Updaten des Programms entfällt.
Was leistet die Cloud Buchhaltung?
Die Besonderheit der Cloud Buchhaltung besteht darin, für viele Anwendungen vereinfachte Standardlösungen bereitzuhalten. Gegen eine entsprechende monatliche Gebühr können Anwender unterschiedliche Pakete nutzen. Die Basisversionen der Cloud Buchhaltung erlauben die direkte Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Lieferscheinen. Daneben sind einfache Buchungssätze für Eingangsrechnungen und Bareinnahmen möglich. Solche Basisprogramme eignen sich hervorragend für die vorbereitende Buchführung, die dann von einem Steuerberater oder anderen externen Dienstleistern lediglich vervollständigt oder abschließend überprüft und übermittelt wird. Über solche Standardpakete hinaus können KMUs Cloud Buchhaltung nutzen, mithilfe derer sämtliche selbst komplexere Geschäftsvorfälle gebucht werden können. Für alle Einnahmen und Ausgaben sowie für täglich, monatlich oder jährlich wiederkehrende Buchungsvorgänge stehen Vorlagen zur Verfügung. Diese legen Unternehmen zu Beginn der Softwarenutzung an und können dann fortan genutzt werden. Je umfangreicher die Bestandteile der Cloud Buchhaltung, desto eher besteht die Möglichkeit, Berichte und betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) selbst zu erstellen – auch die eigenständige Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt erfolgt so problemlos.
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Cloud Buchhaltung und Sicherheit
Anbieter professioneller Buchhaltungs-Software in der Cloud verfügen in der Regel über Zertifikate, die die Befolgung aller Datenschutzrichtlinien nachweisen. So ist sichergestellt, dass gespeicherte Daten nicht verloren gehen und kein unbefugter Zugriff stattfindet. Die Cloud ist technologisch gesehen nichts anderes als ein externer Speicher, der dem Anwender exklusiv und passwortgeschützt bereitsteht. Das Archivieren von Buchungssätzen und den erforderlichen Belegen hat zudem den Vorteil, dass die Software diese Vorgänge sehr stark vereinfacht. Das Dokumentenmanagement einer Cloud Buchhaltung impliziert eine logische Struktur zur richtigen Verknüpfung einer Buchung mit einem Beleg. Das heißt: Auch der Umgang mit den strengen Vorgaben der GoB (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung) werden erfüllt. Das aufwendige Verwalten eigener Ordner kann so vermieden werden. Am Ende ist die Cloud Buchhaltung vor allem ein großer Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro. Zudem fordert das Finanzamt per Gesetz ohnehin die rein elektronische Übermittlung von Daten.
