Der Debitor ist seinem lateinischen Ursprung nach (debere = schulden) definiert als Schuldner. Er hat eine Leistung erhalten und schuldet nun eine Gegenleistung, in der Regel die Begleichung einer Rechnung oder einen anderen Gegenwert. Das Pendant zum Debitor ist der Kreditor, der eine Leistung gewährt, also gewissermaßen einen Kredit in Form von Waren oder Dienstleistungen zur Verfügung stellt. Wer diesen beiden abstrakten, im täglichen Sprachgebrauch eher unüblichen Begriffen zum ersten Mal begegnet, benötigt erfahrungsgemäß eine gewisse Zeit, sich daran zu gewöhnen. Aus der Perspektive des Unternehmens, das eine Rechnung an einen Kunden gestellt hat, ist der Kunde stets ein Debitor, solange eine Forderung an ihn besteht. Aus Sicht des gleichen Kunden wäre das Unternehmen, das ihn beliefert hat, somit ein Kreditor. Es ist in der Praxis allerdings gebräuchlich, bei der Verwendung beider Begriffe stets die subjektive Perspektive des Unternehmens zu wahren. Jedes Unternehmen steht in irgendeiner Form entweder als Debitor oder Kreditor in einem Verhältnis zu anderen. Für die alltägliche Praxis der Buchhaltung ist die Formel „Debitor = Kunde“ die einfachste und einprägsamste Debitor-Definition.
Kunden erhalten Leistungen und schulden die Begleichung einer Rechnung
Zu den Debitoren eines Unternehmens zählen demnach alle natürlichen oder juristischen Personen und andere Firmen, an die Waren oder Dienstleistungen ausgeliefert werden. Mit der Erstellung einer Rechnung als Forderung aus solchen Leistungen werden die Leistungsempfänger zu Debitoren. Für das traditionelle Belegwesen und die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten gemäß GoB würden alle an Kunden gestellten Rechnungen als Belege in einem Debitorenordner archiviert. Buchhalterisch werden Rechnungen an Debitoren zunächst als Forderung aus Lieferungen und Leistungen an das Konto Umsatzerlöse gebucht. Angenommen, ein Debitor bleibt den Rechnungsbetrag bis zum Ende eines Geschäftsjahres schuldig, taucht er als offene Forderung so auch in der Abschlussbilanz auf. Zahlt ein Kunde seine Rechnung, wird die Forderung buchhalterisch aufgelöst. Der Buchungssatz lautet dann im zweiten Schritt: Bank (bei Barzahlung: Kasse) an das Gegenkonto „Forderung aus Lieferung und Leistung“.
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Debitorenbuchhaltung und Forderungsmanagement
In Branchen, die ihre Leistungen gegen Barzahlung verkaufen, entfällt die Debitorenbuchhaltung und es besteht auch nicht das sogenannte Debitorenrisiko: also das Risiko, dass ein Kunde der Begleichung seiner Schuld nicht nachkommen kann. In anderen Branchen, die ihre Waren und Dienstleistungen gegen Rechnungen an Kunden ausliefern bzw. zur Verfügung stellen, kommt in der Regel eine Debitorenbuchhaltung zum Tragen. Je mehr Kunden ein Unternehmen zu verwalten hat, desto größer stellen sich die Herausforderungen an die Debitorenbuchhaltung dar. Denn neben den Zahlungseingängen müssen auch versäumte Zahlungsfristen oder sogar Zahlungsausfälle erfasst und in ein Forderungsmanagement überführt werden. In großen Unternehmen, die eine große Anzahl von Privatkunden mit Leistungen versorgen, zum Beispiel Kommunikationsdienstleister, ist die Debitorenbuchhaltung eine eigenständige Disziplin. In moderner Buchhaltungssoftware kann die Debitorenbuchhaltung durch die Nutzung von Unterkonten für bestimmte Kunden- oder Warengruppen auch wertvolle Informationen für Absatzstatistiken liefern.
