E-Rechnung

Die E-Rechnung hat in den letzten Jahren in der Europäischen Union an Bedeutung gewonnen, da sie die Effizienz und Nachhaltigkeit im Rechnungswesen verbessert. Gleichzeitig plant die Europäische Kommission mit ihrer ViDA-Initiative die Einführung eines elektronischen Meldesystems, das seine Daten aus den elektronischen Rechnungen beziehen soll. Mit der finalen Zustimmung des Bundesrates zum Wachstumschancengesetz im März 2024 hat das Thema auch in Deutschland nochmal kräftig an Fahrt aufgenommen. Alles, was Sie in Bezug auf die E-Rechnung wissen und beachten müssen, erfahren Sie deshalb im folgenden Artikel.

Was ist eine E-Rechnung?

Die elektronische Rechnung, auch E-Rechnung genannt, ist laut EU-Norm 16931 eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dies ermöglicht dem Rechnungsempfänger eine automatische Weiterverarbeitung ohne manuelle Eingriffe in den Rechnungsprozess (Medienbrüche), wie sie bei herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen der Fall sind. Der gesamte Prozess von der Rechnungsstellung bis hin zur Bezahlung läuft somit digital ab.

Die Rechnungsinhalte werden dabei mithilfe eines XML-Datensatzes übermittelt, der ausschließlich maschinell verarbeitet werden kann und von zentraler Bedeutung für die elektronische Rechnung ist. Der Empfänger der Rechnung kann den Datensatz nicht ohne Weiteres lesen, da die Rechnung aufgrund ihres XML-Formats codiert verschickt wird. Bei Bedarf können für eine bessere Lesbarkeit jedoch rechnungsbegleitende Unterlagen und Informationen beigefügt werden, wie bspw. beim ZUGFeRD-Format.

Tipp:

Schreiben und empfangen Sie Rechnungen stets korrekt und rechtskonform – Jetzt kaufmännische Software mit E-Rechnung testen

Ist eine PDF-Rechnung eine elektronische Rechnung?

Viele denken bei einer E-Rechnung an eine Rechnung im PDF-Format. Das ist erst einmal nicht falsch, denn je nach Sprachgebrauch ist in Deutschland genau das damit gemeint. Schließlich wird eine PDF-Rechnung elektronisch erstellt und meist via E-Mail, sprich elektronisch, an den Kunden übermittelt.

Da das Umsatzsteuergesetz und die Finanzverwaltung bisher keine wirklichen Vorgaben zur elektronischen Rechnung gemacht und den Begriff im Vergleich zur EU weiter gefasst haben, genügt diese bildhafte Variante den Anforderungen einer E-Rechnung sowie für steuerliche Zwecke – zumindest noch.

Denn mit der Einführung und dem Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes wird sich dies ändern. Dann wird auch hier ein strukturiertes Datenformat verlangt, das automatisch erstellt, übermittelt, empfangen und weiterverarbeitet werden kann und der EU-Richtlinie 16931 unterliegt. Eingescannte Papier- oder PDF-Rechnungen gelten dann, wie schon im Kontext der EU-Norm, nicht mehr als E-Rechnung, da sie nicht die strukturierten Daten enthalten, die für eine automatisierte Verarbeitung erforderlich sind. Sie werden ab diesem Zeitpunkt als sonstige Rechnungen bezeichnet.

Wer muss elektronische Rechnungen schreiben?

Zum aktuellen Zeitpunkt sind nur Unternehmen, die mit öffentlichen Einrichtungen und Behörden zusammenarbeiten (B2G), dazu verpflichtet, eine E-Rechnung im XML-Format zu erstellen und zu übermitteln. Seit 27. November 2020 gilt diese Regelung sowohl für die Zusammenarbeit mit deutschen als auch mit anderen europäischen Institutionen.

Unternehmen, die ihre Rechnungen jedoch nur an andere Unternehmen oder Endkunden stellen, müssen aktuell noch keine E-Rechnungen schreiben. Bei der Rechnungsstellung an Endkunden bräuchten Unternehmen zudem deren Einverständnis, dass sie E-Rechnungen überhaupt in diesem Format empfangen wollen.

Exkurs: E-Rechnungen in der Europäischen Union

Die Richtlinie 2010/45/EU bildet die Basis für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in der EU und wurde durch die Richtlinie 2014/55/EU ergänzt. Diese Richtlinien verpflichten öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen in allen Mitgliedsstaaten der EU, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten.

Um die verschiedenen nationalen Standards in Einklang zu bringen, wurde eine europäische Richtlinie für E-Rechnungen eingeführt. Diese Richtlinie legt Standards und Vorgaben für den elektronischen Rechnungsaustausch fest, um einen reibungslosen Austausch von E-Rechnungen in der gesamten EU zu ermöglichen.

Wann wird die E-Rechnung Pflicht?

Bei der Verpflichtung zur elektronischen Rechnung muss man dieses Jahr daher noch unterscheiden, wer der Adressat der Rechnung ist. Wie gerade erwähnt, ist die E-Rechnung im B2G bereits heute Pflicht. Demgegenüber ist die elektronische Rechnung im B2B- oder B2C-Bereich noch nicht obligatorisch.

Doch auch hier ist mit dem Wachstumschancengesetz nun eine Änderung beschlossen worden. Ab dem 01. Januar 2025 besteht für im Inland ansässige Unternehmen im B2B-Umfeld eine grundsätzliche Verpflichtung zum Empfang sowie zur Archivierung von E-Rechnungen nach der EN 16931 Norm. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Betrieb im Haupt- oder Nebengewerbe geführt wird. Ein Unternehmen hat dann zudem keinen Rechtsanspruch mehr auf eine PDF- oder Papierrechnung. Ausnahmen gelten jedoch für Rechnungen unter 250 Euro gemäß § 33 UStDV und für Fahrausweise gemäß § 34 UStDV.

Damit Unternehmen genügend Zeit haben, die im März 2024 beschlossenen Maßnahmen umzusetzen, wird es gewisse Übergangsregelungen für E-Rechnungen geben. Sie müssen also noch nicht zwingend zum Start des neuen Jahres alles in trockenen Tüchern haben.

Weiterführende Informationen zum Wachstumschancengesetz und was sich für Ihr Unternehmen ändert, finden Sie in den beiden folgenden Artikeln:

• Das Wachstumschancengesetz – Welche Änderungen verabschiedet wurden
• Wachstumschancengesetz – was ändert sich bei der Lohnabrechnung

Welche Übergangsregelungen gibt es?

Für den Zeitraum zwischen dem 01. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2027 gibt es für die Ausstellung und den Empfang folgende Übergangsregelungen:

• Bis 31. Dezember 2026 können Unternehmen für B2B-Umsätze nach wie vor Papierrechnungen Auch sonstige elektronische Rechnungen, die nicht den Anforderungen der EU-Norm entsprechen, sind zulässig. Sie benötigen dazu allerdings nach wie vor die Zustimmung des Rechnungsempfängers.
• Unternehmen, deren Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro liegt, dürfen diese Ausnahmeregelung sogar bis 31. Dezember 2027 Das soll vor allem KMUs die Umstellung erleichtern.
• Bis 31. Dezember 2027 dürfen Unternehmen sonstige elektronische Rechnungen versenden, sofern dies über den elektronischen Datenaustausch geschieht (bspw. EDI). Auch hier ist die Zustimmung des Empfängers vonnöten.

Mit Beginn des Jahres 2028 müssen alle Unternehmen, auch Kleinunternehmen, die Regelungen zur E-Rechnung gemäß dem Wachstumschancengesetz einhalten. Papier-, PDF- oder andere sonstigen Rechnungen dürfen dann nicht mehr verwendet werden. Beim EDI-Verfahren arbeitet das Bundesfinanzministerium jedoch an einer Lösung, damit dieses Verfahren auch über 2027 hinaus nutzbar bleibt.

Welche Rechnungsformate sind möglich?

Für den strukturierten Rechnungs- und Datenaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern können zukünftig verschiedene E-Rechnungsformate genutzt werden. Die übergreifenden Formate für elektronische Rechnungen sind:

• XRechnung (als deutsches Standardverfahren)
• ZUGFeRD (als europäische respektive internationale Variante)
• Facture-X (französischer Standard, technisch identisch zu ZUGFeRD)
• EDI (Electronic Data Interchange)

XRechnung

Wenn es um den Versand von E-Rechnungen nach EU-Norm 16931 geht, ist die XRechnung das Standardformat in Deutschland. Sie wurde von der „Koordinierungsstelle für IT-Standards“ (KoSIT) speziell für öffentliche Institutionen entwickelt, um ihnen die Bearbeitung und Begleichung der Eingangsrechnungen zu erleichtern. Der Standard repräsentiert damit die von Deutschland festgelegte Core Invoice Usage Specification (CIUS).

Eine XRechnung beinhaltet lediglich einen strukturierten XML-Datensatz, der nur maschinell übertragen und weiterverarbeitet werden kann. Diese aus Codezeilen bestehende Rechnung hat somit nur die Rechnungsinhalte mit der gängigen Papier- oder PDF-Rechnung gemein. Der Vorteil dieses Formats ist, dass jede Rechnung immer gleich strukturiert ist, sodass der gesamte Prozess schneller und effizienter abläuft.

ZUGFeRD / Facture-X

Eine weitere Option für den elektronischen Rechnungsaustausch ist das „ZUGFeRD-Format“, bei dem der maschinenlesbare XML-Datensatz in die Sichtkomponente der Rechnung, eine PDF/A-3 Datei, eingebettet wird. Das macht ZUGFeRD zu einem hybriden E-Rechnungsformat, das nicht nur von einem Menschen ganz normal gelesen, sondern auch ohne Medienbrüche verarbeitet werden kann. Wichtig ist hierbei allerdings, dass der strukturierte Teil der führende Teil sein muss.

Das ZUGFeRD-Rechnungsformat entspricht damit den Anforderungen der internationalen Standardisierung und kann daher auch im europäischen und internationalen Rechnungsverkehr angewandt werden. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland stellt die Spezifikation ZUGFeRD in der aktuellen Version 2.2 (vom 01.03.2022) zum Download zur Verfügung.

Mit dem XRechnungs-Profil wird außerdem ein weiteres Profil zur Verfügung gestellt. Es erfüllt die spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland, da nicht nur die Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 erfüllt werden, sondern auch die nationalen Geschäftsregeln und verwaltungsspezifischen Bestimmungen des Standards XRechnung enthalten sind.

EDI

Das Format für den elektronischen Datenaustausch (Electronic Data Interchange, EDI) besteht seit 1988 in standardisierter Form (EDIFACT). Neben dem allgemeinen Datenaustausch ermöglicht EDI auch die Übermittlung von Rechnungsdaten (EDIFACT INVOIC), sofern dies zwischen den Geschäftspartnern vereinbart wurde.

Die Implementierung von EDI erfordert allerdings eine spezielle Schnittstelle, was zu Beginn zusätzlichen Aufwand für die beteiligten Unternehmen bedeutet. Obwohl das EDI-Format weit verbreitet ist, ist es nicht mehr das aktuellste, weshalb auch nicht alle EDI-Rechnungen die EN 16931-Norm erfüllen.

Zudem ist noch unklar, wie dieses Format ab 2028 behandelt wird, insbesondere mit Blick auf die europäische ViDA-Initiative, die 2028 in Kraft treten soll. Solange jedoch alle für die Umsatzsteuer relevanten Daten extrahiert werden können, können Unternehmen dieses E-Rechnungsformat zumindest bis Ende 2027 weiterhin verwenden.

Wie funktioniert eine E-Rechnung?

Bei der E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, empfangen und weiterverarbeitet. Auch auf eine korrekte Archivierung muss bei elektronischen Rechnungen geachtet werden. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick, wie eine E-Rechnung funktioniert:

Erstellung: Ausgangsrechnungen müssen neben den Pflichtanforderungen an die E-Rechnung auch GoBD-konform sein. Das heißt, Unternehmen müssen gewährleisten, dass elektronische Rechnungen weder bei der Übertragung noch bei der Archivierung verändert werden können.

Übermittlung: Um die Rechnung dem Kunden zukommen zu lassen, haben Unternehmen verschiedene Möglichkeiten. Zur Auswahl stehen je nach Rechnungsempfänger dabei Buchhaltungssoftware inkl. Direktverbindungen zum Kundensystem, Weberfassung, Webservice via Peppol, Webportale wie ZRE und OZG-RE (bei Behörden), EDI, E-Mail und DE-Mail. Wichtig ist, dass Kunden bis Ende 2024 ihre Zustimmung zum Empfang von E-Rechnungen geben müssen. Ein unterlassener Widerspruch bzw. eine Bezahlung werden oftmals jedoch als Zustimmung gewertet.

Empfang: Als Unternehmen können Sie elektronische Rechnungen auf die gleichen Arten empfangen, wie sie diese versenden. Am einfachsten geht der Empfang jedoch über eine Buchhaltungssoftware, mit der alle Schritte – Erstellung, Übermittlung, Empfang, Weiterverarbeitung und Archivierung – automatisiert ablaufen. Zu beachten ist, dass per Fax empfangene E-Rechnungen als Papierrechnungen behandelt werden, außer sie wurden per Computer-Fax oder Fax-Server zugestellt.

Archivierung: Bei einer elektronischen Rechnung ist die Aufbewahrung analog zur Papierrechnung geregelt. Somit gilt auch hier eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Innerhalb dieser Zeit muss jede Rechnung jederzeit verfügbar und einsehbar sein. Erhalten Sie eine E-Rechnung per E-Mail, fungiert die E-Mail selbst als Briefumschlag. In den meisten Fällen können Sie diese daher löschen und nur die Rechnungsdatei behalten. Sind darin jedoch steuerrelevante Informationen enthalten, müssen sie die E-Mail samt Anhang ebenfalls aufbewahren. Langfristig erleichtern E-Rechnungen allerdings den täglichen Büroablauf – die Papierablage und Regale voller Aktenordner gibt es damit nämlich nicht mehr.

Wie sieht eine E-Rechnung aus?

Der grundlegende Unterschied zwischen bildhaft repräsentierten Rechnungen und einer E-Rechnung liegt darin, dass die elektronische Rechnung in einem strukturierten Datensatz ausgestellt und übermittelt wird. Das bedeutet, dass die E-Rechnung

• ein rein semantisches Datenformat ist, das ohne Medienbrüche vom Rechnungsempfänger weiterverarbeitet werden kann.
• mit ihrem XML-Format für die maschinelle Verarbeitung konzipiert wurde und nur durch die Zuhilfenahme von Visualisierungsprogrammen lesbar wird.

Welche Angaben muss eine elektronische Rechnung enthalten?

Wenn Sie eine elektronische Rechnung über 250 Euro ausstellen, muss diese wie jede andere Papier- oder PDF-Rechnung auch alle relevanten Rechnungsbestandteile nach § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5UStG beinhalten. Dazu gehören:

• Vollständiger Name des Leistenden und des Leistungsempfängers
• Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers
• Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID
• Rechnungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Leistungs- bzw. Lieferungszeitpunkt
• Menge und Bezeichnung der Lieferung / Art und Umfang der Leistung
• Rechnungsbetrag (Entgelt), inkl. vereinbarte Minderungen
• Umsatzsteuer, inkl. Hinweise zu Reverse-Charge, Kleinunternehmerregelung oder Steuerbefreiung

Darüber hinaus muss eine E-Rechnung laut § 5 E-Rech-V folgende Zusatzangaben enthalten:

• Leitweg-Identifikationsnummer
• Fälligkeitsdatum der Rechnung
• Ergänzende Zahlungsbedingungen
• Bankverbindungsdaten des Rechnungsstellers
• DE-Mail- oder E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

Hinweis: Für Rechnungen unter 250 Euro, sogenannten Kleinbetragsrechnungen, gelten vereinfachte Vorschriften. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel zum Thema „Kleinbetragsrechnungen“.

Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung

KMUs müssen zur steuerlichen Anerkennung der E-Rechnung einige Punkte beachten:

• Die Echtheit der Rechnung muss gewährleistet sein. Der Empfänger muss die Identität des Rechnungsausstellers eindeutig verifizieren können
• Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Übermittlung zustimmen. Eine stillschweigende Zustimmung ist möglich, indem der Empfänger die E-Rechnung einfach bezahlt
• Die E-Rechnung muss mit aktuellen E-Medien gelesen werden können
• E-Mails oder die PDF-Dateien müssen zum Nachweis des Rechnungseingangs abgespeichert werden
• Die Archivierung der Rechnungen muss für mindestens zehn Jahre gewährleistet sein. Die E-Rechnungen müssen digital so archiviert werden, wie sie eingegangen sind. Es genügt nicht, die Rechnungen auszudrucken und aufzubewahren
• Die Rechnung muss die gesetzlichen Voraussetzungen nach § 14 (4) des Umsatzsteuer-Gesetzes erfüllen.

Einsparpotenziale und Vorteile

Kleine und mittelgroße Firmen versenden nach Informationen von ibi research inzwischen 64 bzw. 62 Prozent aller Rechnungen in digitaler Form, im Jahr 2011 waren es nur 48 bzw. 23 Prozent. Das zeigt, dass immer mehr Unternehmen – auch ohne Pflicht – verstärkt auf die elektronische Rechnung setzen.

Eine vollständige Umstellung auf E-Rechnungen hat außerdem mehrere praktische Vorteile. Dazu gehören:

• Elektronische Rechnungen können mit wenigen Klicks und wenig Zuarbeit generiert werden.
• Mit einer E-Rechnung wird je nach Automatisierungsgrad die komplett digitale und medienbruchfreie Bearbeitung der Rechnung möglich.
• Manuelle Eingaben und Fehler bei der Übertragung gehören der Vergangenheit an.
• Steigerung der Datenqualität aufgrund geringer Fehleranfälligkeit und der sehr hohen Genauigkeit beim Einlesen.
• Durch die Verwendung geeigneter Software lassen sich Prozesse beschleunigen, Durchlaufzeiten verkürzen und pünktlichere Zahlungen erreichen.
• Vereinfachung des Rechnungsaustausches in Deutschland, der EU und weltweit.
• Compliance-Richtlinien können dank standardisierter Vorschriften leicht eingehalten werden.
• Flexibleres Arbeiten aufgrund von ortsunabhängiger Rechnungsstellung und -bearbeitung.
• Enorme Platzersparnis, da E-Rechnungen auf Servern statt in Aktenordnern und -schränken archiviert werden.
• Bessere Auffindbarkeit dank digitaler Speicherung.
• Kosteneinsparungen bei Papier, Drucker, Toner, Porto und Lagerkosten.
• Verbesserung der Nachhaltigkeit und des CO2-Abdrucks.

Einen Punkt lohnt es sich dabei besonders hervorzuheben: die Kostenersparnis. Größere Unternehmen sparen als Versender und Empfänger der E-Rechnungen 60 bis 80 Prozent der Kosten. Das Einsparpotenzial beträgt nach einer Erhebung der Deutschen Bank Research/Billentis 11,60 Euro PRO RECHNUNG – die Umstellung lohnt sich für die meisten Firmen also.

Software-Lösungen für kleine Unternehmen

Um die Umstellung und den Einsatz von E-Rechnungen so einfach wie möglich zu gestalten, sollten Unternehmen auf ein professionelles Rechnungsprogramm setzen. Die Komplettlösungen von Sage integrieren die E-Rechnung als zeitsparende und kostengünstige Alternative zur Papierrechnung, stellen sicher, dass alle Vorschriften erfüllt sind, und achten auf die Bedürfnisse der Nutzer.

Praxistipp: Unternehmen einigen sich am besten mit ihren Kunden darauf, Rechnungen in Zukunft nur noch elektronisch zu versenden. Die Daten lassen sich dann leicht in die IT-Systeme überführen. So können sie von allen Vorteile der elektronischen Rechnung im B2B- und B2G-Bereich profitieren.

9 spannende Artikel für Sie zum Thema Rechnung

1. Wird ab 2025 die elektronische Rechnung Pflicht im B2B Sektor?
2. So werden Ihre Rechnungen schneller bezahlt – 6 einfache Tricks
3. 5 Tipps für einen pünktlichen Zahlungseingang von Rechnungen – ohne unangenehme Mahngespräche
4. Bessere Zahlungsmoral: Diese Online-Bezahlsysteme vereinfachen die Zahlung für die Kunden
5. Die Nicht-Zahler – Warum Kunden Ihre Rechnungen verzögern
6. So beeinflussen Unternehmen die Zahlungsmoral ihrer Kunden
7. Rechnung nicht bezahlt: Achten Sie auf diese Formalien
8. Verzug gehört zum Alltag: Zahlungsmoral in deutschen Unternehmen und ihre Auswirkung
9. Forderungsmanage­­­ment im Handwerk: Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?