Große Unternehmen sowie Handels- und Handwerksbetriebe kommen ohne ein gut funktionierendes Forderungsmanagement nicht mehr aus. Insbesondere in gesamtwirtschaftlich schwierigen Zeiten ist immer damit zu rechnen, dass Kunden ihren Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommen können. So mancher kleine und mittelständische Betrieb ist wegen ausbleibender Zahlungen seiner Kunden bereits selbst in eine wirtschaftliche Schieflage geraten. Ein stetiger Überblick über offene Forderungen kann daher wichtig für den Bestand des Betriebs oder Unternehmens sein. Das Forderungsmanagement verschafft Geschäftsleitungen und Betriebsinhabern diesen Überblick, denn es überwacht die Einhaltung von Zahlungsfristen und achtet darauf, Mahnverfahren fristgerecht durchzuführen. In großen Unternehmen sind eigene Abteilungen für das Forderungsmanagement verantwortlich. Kleine und mittelständische Betriebe nehmen oft eine Software zu Hilfe, die mit der Buchhaltungssoftware verlinkt ist und darauf hinweist, wenn die Bezahlung von Forderungen nach dem Zahlungsziel ausbleibt. Die Forderungsmanagement Software kann Fristen überwachen und daran erinnern, dass die nächste Mahnung fällig ist oder das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet werden muss. Besonders leistungsstarke Programme drucken Mahnungen bei Überschreitung des Zahlungsziels automatisch aus. Eine wichtige Voraussetzung für die Durchsetzbarkeit einer Forderung ist eine korrekt verfasste Rechnung. Aus der Rechnung müssen die Art der Leistung und der Rechnungsbetrag eindeutig hervorgehen. Zudem sollte das Zahlungsziel klar definiert sein.
Ein gutes Forderungsmanagement sichert die eigene Liquidität
Die Aufgabe des Forderungsmanagements besteht darin, auf die rechtzeitige Bezahlung von Rechnungen durch Kunden zu achten. In der Regel räumen Lieferanten und Dienstleister ihren Kunden eine Zahlungsfrist von zwei Wochen ein. Bei langen und vertrauten Geschäftsbeziehungen sind auch längere Zahlungsziele oder die Vereinbarung von Ratenzahlungen möglich. Unternehmen, die zahlreiche Lieferungen und Leistungen gegen Rechnung erbringen, würden ohne Unterstützung leicht den Überblick über die große Zahl der Forderungen verlieren. Betriebsinhaber und Unternehmen, die nicht auf die Einhaltung der Zahlungsfristen durch ihre Kunden achten, gefährden die eigene Liquidität. Das Forderungsmanagement ist daher eine grundlegende und wichtige Aufgabe. Mitarbeiter sorgen mit Unterstützung der entsprechenden Software dafür, dass bereits wenige Tage nach dem Ende der Zahlungsfrist eine Zahlungserinnerung herausgeht. Eine erste und zweite Mahnung folgen im Abstand von jeweils zwei Wochen, bevor in einer letzten Mahnung die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens angedroht wird. Die Beachtung von Fristen ist gerade im Forderungsmanagement wichtig, um eine mögliche Verjährung der Forderung zu verhindern.
Externes Forderungsmanagement
Viele Unternehmen gehen dazu über, das Forderungsmanagement einem externen Anbieter zu überlassen. Zahlreiche Rechtsanwälte sind inzwischen auf den Forderungseinzug spezialisiert und arbeiten eng mit Inkassounternehmen zusammen. Für große Unternehmen kann sich das Outsourcing des Forderungsmanagements lohnen. Kleine und mittlere Betriebe sehen in der Beauftragung eines Inkassounternehmens nicht selten die letzte Möglichkeit, ihre Forderungen einzutreiben. Gerade Handwerksbetriebe und kleine Handelsbetriebe haben oft nicht die zeitlichen Möglichkeiten, ihr Forderungsmanagement selbst zu organisieren. Die Kosten für die Tätigkeit der Inkassounternehmen tragen zum Teil die säumigen Schuldner. Aber auch dem Gläubiger als Auftraggeber entstehen meist zusätzliche Kosten. Inwiefern die Beauftragung eines Inkasso-Instituts gegenüber langjährigen Kunden sinnvoll ist, muss ein Unternehmer individuell entscheiden. Dem externen Forderungsmanagement haftet ein teils zweifelhaftes Ansehen an. Es kann schlimmstenfalls auf ein Unternehmen zurückfallen, wenn es vorschnell Inkasso-Institute einschaltet.
