Seit Januar 2002 müssen Unternehmen ihre steuerrelevanten Daten so archivieren, dass diese im Rahmen einer Betriebsprüfung elektronisch verfügbar gemacht werden können. Die Finanzverwaltung kann die gespeicherten Daten im Rahmen einer Außenprüfung einsehen. Heutzutage ist praktisch jede Betriebsprüfung digital. Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sind eine Verwaltungsvorschrift vom Bundesministerium für Finanzen (BMF). Sie beinhalten die Regeln zur Mitwirkungspflicht bei Betriebsprüfungen. Seit Dezember 2008 können Unternehmen mit einem Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro bestraft werden, wenn sie den Anforderungen der GDPdU nicht nachkamen. Seit dem 1. Januar 2015 hat die GoBD die GDPdU und GoBS abgelöst.
Regeln zur Mitwirkungspflicht
Die GDPdU konkretisieren die Regelungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und der Abgabenordnung (AO). Der Betriebsprüfer kann die steuerrelevanten Daten auf einem Datenträger verlangen. Dabei müssen auch die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) beachtet werden.
Seit 2015 gelten die GoBD
Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) haben Unternehmer die Pflicht zur Vorlage einer umfassenden Verfahrensdokumentation. Das Ziel: Der Prüfer muss sich in einem angemessenen Zeitraum einen vollständigen Systemüberblick verschaffen können. Das Recht bezieht sich auf alle Dateien, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dazu gehören die Informationen aus der Anlagen-, Finanz- und Lohnbuchhaltung. Die Relevanz bestimmter Daten wird im Einzelfall entschieden, es gibt keinen abschließenden Katalog steuerrelevanter Daten. Der Betriebsprüfer entscheidet in seinem pflichtgemäßen Ermessen über den Umfang.
Pflicht für Unternehmer
Die GoBD verpflichten Unternehmer, alle relevanten Daten für die Dauer der allgemeinen steuerlichen Aufbewahrungspflicht unveränderbar vorzuhalten. Die Daten müssen im Rahmen der digitalen Betriebsprüfung maschinell les- und auswertbar sein, und zwar für alle drei Zugriffsarten Z1, Z2 und Z3: unmittelbarer Datenzugriff (Z1), mittelbarer Zugriff (Z2) und die Datenträgerüberlassung (Z3). Der Steuerpflichtige ist für die Schaffung technischer und organisatorischer Voraussetzungen zur Speicherung GoBD-konformer Daten verantwortlich. Die Regeln gelten auch für Alt-Daten nach einer Systemabschaltung, im Falle einer Archivierung oder nach einer Datenmigration. Softwarelösungen helfen Unternehmen dabei, ihre Daten GoBD-konform aufzubereiten und die Anforderungen der Finanzverwaltung zu erfüllen. Nach den GoBD bleibt der Unternehmer verantwortlich, auch wenn die Datenverarbeitung ausgelagert wurde. Die Regeln gelten nicht für die manuelle Kassenführung, zum Beispiel mit einer offenen Kasse. Im Bereich der Bareinnahmen gelten die Grundsätze nur für digitale Aufzeichnungen mit Registrierkassen, Kassensystemen oder Taxametern.
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GoBD wurde 2017 verschärft
Seit dem 1. Januar 2017 dürfen nur noch Kassensysteme verwendet werden, die den GoBD entsprechen. Damit endet die Übergangsfrist für Einzelhändler. Mit der Kasse muss es möglich sein, direkt digitale und veränderungssichere Unterlagen für die Buchhaltung zu erzeugen. Kleingewerbetreibende, die am Ende des Jahres eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung einreichen, müssen keine Handelsbücher führen. Wenn sie jedoch freiwillig Bücher führen, müssen alle Pflichten zur ordnungsgemäßen Buchführung erfüllt werden.
