Ein Geschäftsvorfall liegt in einem Unternehmen immer dann vor, wenn eine Transaktion oder Bewegung die Vermögenssituation eines Unternehmens ändert. Eine Veränderung kann erfolgsneutral oder erfolgswirksam erfolgen. Selbst die einfachste Form einer erfolgsneutralen Transaktion, die Umbuchung eines Geldbetrags von einem firmeneigenen Bankkonto auf ein anderes Bankkonto der Firma, ist ein Geschäftsvorfall, der ordentlich verbucht werden muss. Warum ist das so?
Transparenz als oberstes Gebot bei Geschäftsvorfällen
Zum Beispiel kauft ein Unternehmen ein Grundstück, verwandelt also eigenes Geldkapital in Grundbesitz. Das Gesamtvermögen ändert sich nicht. Geändert hat sich hingegen der Bestand auf einem Geldkonto, denn dort ist ein Betrag abgeflossen. Geändert hat sich zudem das Betriebsvermögen. Denn dort ist im Bereich des Sach- und Anlagevermögens ein Zuwachs entstanden. Bei einer Steuerprüfung muss ersichtlich sein, woher das Geld für den Grundstückskauf stammte. Und die Verwandlung von Geld in Grundbesitz als Betriebsvermögen – das ist der eigentliche steuerrechtliche Hintergrund – hat keinerlei Auswirkungen auf die Höhe der Körperschaftssteuer, die ein Unternehmen am Ende eines Jahres auf Gewinne zu entrichten hat.
Die deutlich häufigeren Fälle von Veränderung ereignen sich natürlich auf der erfolgswirksamen Seite der Buchhaltung. Unternehmen haben eine Gewinnerzielungsabsicht, wollen über den Verkauf von Produkten und Dienstleistungen Erlöse erzielen. Es werden also Betriebseinnahmen verzeichnet, die einen Zuwachs auf dem Geldkonto bewirken. Der eigentliche Geschäftsvorfall besteht, aus buchhalterischer Sicht, in der Rechnungsstellung an einen Kunden. Dadurch besteht zunächst eine offene Forderung, die als solche zu verbuchen ist. Bezahlt der Kunde die Rechnung, besteht die offene Forderung nicht mehr, stattdessen ist einem Geldkonto ein Geldbetrag zugeflossen. Somit hat die Buchhaltung nacheinander zwei Geschäftsvorfälle erfasst und durch entsprechende Buchungssätze dokumentiert. Die Rechnung und der Kontoauszug belegen sozusagen Ursache und Wirkung eines Geschäftsvorfalls.
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Auch Kosten sind erfolgswirksame Geschäftsvorfälle
Erlöse werden in den Ertragskonten erfasst. Für Kosten sind die Aufwandskonten zuständig. Sowohl Ertrags- als auch Aufwandskonten erfassen erfolgswirksame Geschäftsvorfälle. Im ersten Falle sind sie gewinnbringend, im anderen Falle gewinnmindernd. Im Sinne der ordnungsgemäßen Buchführung muss stets transparent bleiben, wie Zuflüsse und Abgänge beschaffen sind. Das gilt für Geldbeträge ebenso wie für Warenabgänge im Lager, für Zinseinnahmen durch angelegtes Kapital gleichermaßen wie für monatliche Telefonkosten oder Raummieten. Die ganze Vielfalt möglicher Geschäftsvorfälle zeigt sich in der Fülle an Buchungskonten, die für jede noch so exotische oder „schwierige“ Veränderung einer Situation zur Verfügung stehen, um sie in nachvollziehbarer Weise zu dokumentieren. Denn eines muss immer sichergestellt sein: dass jede Art von Transaktion tatsächlich geschäftlich notwendig, veranlasst und begründet ist.
Für die tägliche Buchhaltung spielt es daher keine Rolle, ob ein Geschäftsvorfall neutrale oder erfolgswirksame Auswirkungen hat. Alles, was eine Veränderung innerhalb der Konten und Sachwerte eines Unternehmens auslöst, muss belegbar sein.
Die Pflicht zur Belegbuchhaltung hat den tieferen Sinn, dass jederzeit nachvollziehbar bleibt, woher ein Geldbetrag oder ein Sachwert stammen. Denn nichts geschieht in einem Unternehmen aus heiterem Himmel. Es kann nicht plötzlich von irgendwoher ein Geldbetrag auftauchen, dessen Herkunft unbekannt bleibt.
