Betriebswerte setzen bei der Erstellung von Angeboten oder Verkaufspreisen von Produkten kalkulatorische Kosten an. Damit sind Kostenarten gemeint, die nicht direkt mit einem tatsächlichen Aufwand oder echten, tatsächlich zu zahlenden Kosten verbunden sind. Allerdings sind kalkulatorische Kosten keineswegs eine rein fiktive Größe. Jedes Unternehmen muss bei einer Angebotskalkulation grundsätzlich auch Kostenarten berücksichtigen, die nichts direkt mit der Herstellung eines Produkts zu tun haben. So muss in jedem Verkaufspreis die zu erzielende Marge so bemessen sein, dass sie zur Deckung allgemeiner und in Zukunft eventuell anfallender Kosten beiträgt.
Warum sind kalkulatorische Kosten sinnvoll?
Bei Preiskalkulationen werden zunächst immer solche Kostenarten berücksichtigt, die für die Erzeugung des entsprechenden Produkts oder die Bereitstellung einer Dienstleistung tatsächlich aufgewendet werden. Dazu gehören Materialeinkauf und Rohstoffe, Energiekosten, die als Aufwand für die Herstellung anfallen, und Personalkosten. Darüber hinaus ist es im Rahmen von Vollkosten- oder Deckungsbeitragsrechnungen üblich, sämtliche Kostenarten anteilig in einen Verkaufspreis oder angebotenen Stundensatz einfließen zu lassen. Häufig besteht gerade bei Kleinunternehmen die Situation, dass bestimmte Kostenarten nicht anfallen. Ein Selbstständiger in der Beratungsbranche, der sämtliche Verwaltungstätigkeiten neben seinem Kerngeschäft selbst erledigt, muss also keine Bürofachkraft bezahlen. Trotzdem sollte er die Kosten dafür bei der Kalkulation seiner Stundensätze berücksichtigen. Denn eines Tages ist er vielleicht doch auf die Unterstützung durch eine Fachkraft angewiesen, wodurch dann reale Personalkosten entstehen.
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Welche Kostenarten können als kalkulatorische Kosten eine Rolle spielen?
Zu den typischen kalkulatorischen Kosten gehört auch die Berücksichtigung von Risiken, die nicht genau abschätzbar sind und zudem nicht zwangsläufig mit realem Aufwand einhergehen müssen. Diebstahl von Waren, Materialverluste in der Produktion oder Probleme und Maschinenausfälle im Herstellungsprozess sind Teil der unternehmerischen Realität. Wenn diese Unwägbarkeiten in eine Kalkulation einfließen, lässt sich die Angebotskalkulation realistischer gestalten.
Freiberufler und Kleinunternehmer, die in ihrer eigenen privaten Immobilie arbeiten, zahlen keine monatliche Miete. Trotzdem ist es sinnvoll, eine fiktive Miete anzusetzen, die dann anteilig in eine Vollkostenrechnung mit einfließt, um so ein marktübliches Angebot abzugeben.
In der Praxis ebenso gängig ist es, den Verschleiß, also die laufende Wertminderung von Maschinen und Anlagen, als kalkulatorische Kosten zu berücksichtigen. Wenn eine Maschine nach zehn Jahren Betriebszeit durch eine neue ersetzt werden muss, dann sollte dies idealerweise aus selbst erwirtschafteten Gewinnen finanzierbar sein. Das ist wiederum nur möglich, wenn die Verkaufserlöse der erzeugten Produkte in diesem Zeitraum einen Deckungsbeitrag zur Wiederanschaffung der Maschine enthalten haben.
Spielräume bei der Verwendung kalkulatorischer Kosten
Es ist jedem Unternehmen freigestellt, bei seinen Angebotskalkulationen stets auch „angenommene“ Kosten in die Berechnung einfließen zu lassen. Im Falle von Abschreibungen und Wertminderungen als Kostenarten ist es zudem nicht notwendig, sich bei einer Kalkulation an den steuerrechtlich vorgeschriebenen Abschreibungszeiträumen zu orientieren, wie sie in Afa-Tabellen für alle Betriebsmittel aufgeführt sind. Kalkulatorische Kosten in diesem Bereich können daher durchaus einen realistischeren Aufwand darstellen als die tatsächlichen Abschreibungen, die am Ende eines Geschäftsjahres in die Gewinn- und Verlustrechnung einfließen.
