Bei einer Rechnung in Höhe von maximal 250 Euro brutto kann es sich um eine Kleinbetragsrechnung handeln. Rechnungen über Kleinbeträge müssen die umfangreichen Angaben des Umsatzsteuerrechts nicht enthalten. Es genügen die folgenden Informationen:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe
- anzuwendender Steuersatz oder ggf. Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Der Leistungsempfänger muss den Rechnungsbetrag für den Vorsteuerabzug in ein Entgelt für die Leistung und den Steuerbetrag (die Umsatzsteuer) aufteilen. Um Fehler bei der korrekten Rechnungsstellung zu vermeiden, gibt es nützliche Buchhaltungs-Software. Die Rechnung sollten Unternehmer spätestens sechs Monate nach der Leistungserbringung stellen, der Monat der Leistungserbringung wird dabei nicht mitgezählt. Andernfalls verfällt der Anspruch auf Bezahlung.
Was ist bei einer Kleinbetragsrechnung nicht notwendig?
Angaben über den Leistungsempfänger sind nicht notwendig, es muss kein gesonderter Umsatzsteuerausweis erfolgen. Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist nicht erforderlich, ebenso wenig eine fortlaufende Rechnungsnummer und der Leistungs- oder Vereinnahmungszeitpunkt.
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Wann der Empfänger einen Vorsteuerabzug erhält
Bei einer Kleinbetragsrechnung kann der Leistungsempfänger in der Rechnung vermerkt sein, muss es aber nicht. Der empfangende Unternehmer erhält selbst dann einen Vorsteuerabzug, wenn er nicht als Empfänger in der Kleinbetragsrechnung vermerkt ist. Diese Regelung greift jedoch nicht, wenn die Rechnung den Namen eines Mitarbeiters enthält. Daher gilt: Wird in einer Kleinbetragsrechnung bis maximal 150 Euro brutto kein Empfänger genannt, ist der Vorsteuerabzug möglich. Wird jedoch ein von der Firma abweichender Empfängername auf der Rechnung angegeben, ist kein Vorsteuerabzug möglich. Mitarbeiter sollten daher bei diesen Rechnungen besser auf die Nennung des Empfängers verzichten.
Tipp zu Bewirtungskosten: Mit Kreditkarte zahlen
Das Finanzamt prüft zu viele Kleinbetragsrechnungen häufig sehr kritisch, besonders wenn es sich um Bewirtungskosten handelt. Unternehmer mit vielen Bewirtungen zahlen die Rechnungen daher besser mit EC- oder Kreditkarte. Zweifel des Finanzamts über die Rechtmäßigkeit der Bewirtung sind damit ausgeräumt.
Wann die Erleichterungen nicht gelten
Mehrere kleine Rechnungen ergeben keine Kleinbetragsrechnung: Wenn der leistende Unternehmer für eine einzige erbrachte Leistung mehrere Rechnungen über jeweils maximal 150 Euro ausstellt, handelt es sich deswegen nicht um eine Kleinbetragsrechnung. Die Erleichterungen gelten auch nicht bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung (§ 6a UstG), wenn der Leistungsempfänger als Steuerschuldner auftritt oder bei einem Ort der Lieferung in besonderen Fällen (§ 3c UStG).
