Die Vorkontierung erfolgt manuell: Dabei bringt ein qualifizierter und fachkundiger Mitarbeiter der Buchhaltung einen Stempel auf dem Beleg an. Dieser weist offene Felder auf, in die Konten mit ihrer Nummer, manchmal zusätzlich auch mit ihrer Bezeichnung einzutragen sind. Die Vorkontierung liefert damit die Information, welches Konto bei einem Buchungssatz anzusprechen ist.
Die Vorgabe des Buchungssatzes
Der Buchungssatz legt fest, welche Konten im Soll und Haben anzusprechen sind. Dabei lässt sich zwischen einfachen und zusammengesetzten Buchungssätzen unterscheiden: Während ein einfacher Buchungssatz lediglich jeweils ein Konto im Soll und im Haben anspricht, erfolgt bei einem zusammengesetzten Buchungssatz zumindest auf einer Seite die Buchung auf zwei Konten. Insbesondere durch die Berücksichtigung von Vorsteuer oder Umsatzsteuer kommt es zu zusammengesetzten Buchungssätzen. Auf diesem Stempel für die Kontierung sind neben dem kompletten Buchungssatz häufig auch die Kostenstellen vermerkt. Bei dieser Größe handelt es sich um eine klar abgegrenzte organisatorische Einheit eines Unternehmens, wie zum Beispiel eine Abteilung oder Verrechnungsstelle. Durch die Zuordnung von Kosten zu einer Kostenstelle schafft die Kontierung die Voraussetzung für die Verteilung der Einzel- und Gemeinkosten auf die verschiedenen Kostenträger. In vielen größeren Unternehmen führt die Buchhaltung neben der Zuordnung der Aufwendung zu Kostenstellen zudem eine Einteilung der Erträge zu verschiedenen Stellen durch. Auf diese Weise entstehen Profit Center, die zeigen, wie erfolgreich eine bestimmte Abteilung arbeitet.
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Die Kontierung anhand des Kontenplans
Buchhalter, die eine Kontierung der Belege vornehmen, sind an den Kontenplan des Unternehmens gebunden. Dabei handelt es sich um ein Verzeichnis sämtlicher in einem Betrieb zu buchenden Konten. Die Ableitung des unternehmensindividuellen Kontenplans erfolgt aus standardisierten Kontenrahmen. Diese legen systematisch die für bestimmte Wirtschaftszweige erforderlichen Konten fest. So existieren zum Beispiel spezielle Kontenrahmen für Industrie- und Einzelhandelsbetriebe oder Banken. Für alle Industrieunternehmen gilt der bundeseinheitliche Industriekontenrahmen (IKR), für alle Handelsunternehmen der von der DATEV entwickelte Standardkontenrahmen (SKR). Da diese Kontenrahmen eine Vielzahl von Konten aufweisen, nutzen Unternehmen meist eine verkürzte Form. Die Betriebe lassen zu diesem Zweck Konten weg, die sie nicht benötigen.
Korrekte Kontierung als Voraussetzung für eine aussagefähige Kostenanalyse
Die Kontierung stellt darüber hinaus sicher, dass dem Controlling und der Kostenrechnung eine aussagekräftige Datenbasis zur Verfügung steht. So kommt es zum Beispiel bei der Analyse der Fertigungskosten entscheidend darauf an, dass die Buchhaltung alle Einzel- und Gemeinkosten auf den richtigen Konten erfasst. Während die Kontierung von regelmäßig wiederkehrenden Geschäftsvorfällen kaum Probleme aufwirft, verhält sich dies bei außergewöhnlichen Erträgen und Aufwendungen anders. Um hier Fehler zu vermeiden, konsultieren Buchhalter deswegen häufig Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.
