Im Bereich der Lohnsteuer gilt das Zuflussprinzip. Die Lohnsteuerschuld entsteht, sobald der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer sein Arbeitsentgelt auszahlt. Die rechtliche Grundlage dafür ist der § 41a EstG. Der Zeitraum für die Lohnsteueranmeldung läuft stets bis zum 10. Tag des darauffolgenden Monats. Fällt dieser Tag jedoch auf einen Samstag, Sonntag oder auf einen Feiertag, dann verschiebt sich die Abgabefrist auf den nächsten Arbeitstag. Dies gilt nicht nur für die von ihm einbehaltene Lohnsteuer. Der Arbeitgeber muss auch die pauschale Lohnsteuer abführen. Hat er im Anmeldezeitraum keinen Lohn und kein Gehalt gezahlt hat, ist zwar keine Lohnsteuer abzuführen. Dennoch muss er eine Lohnsteueranmeldung als sogenannte Nullmeldung abgeben.
Anmeldung monatlich, quartalsweise und jährlich
Es gibt die monatliche Anmeldung. Es gibt jedoch auch Fälle, in denen nur eine quartalsweise oder jährliche Lohnsteueranmeldung erforderlich ist. Bei der jährlichen Meldung ist der Abgabetermin der 10. Januar des Folgejahres. Bei der quartalsweisen Anmeldung gelten die folgenden Abgabefristen:
- der 10. Januar (Oktober bis Dezember des Vorjahres)
- der 10. April (Januar bis März)
- der 10. Juli (April bis Juni)
- der 10. Oktober (Juli bis September)
In welchem Turnus der Arbeitgeber die Lohnsteueranmeldung abgeben muss, das hängt davon ab, wie hoch die gesamte Lohnsteuerschuld im Vorjahr war:
Anmeldezeitraum: Abzuführende Lohnsteuer im Vorjahr
- monatlich: über 5.000 Euro
- quartalsweise: über 1.080 bis 5.000 Euro
- jährlich: bis 1.080 Euro
Während der Coronapandemie war es einigen Arbeitgebern nicht immer möglich, die monatlichen oder vierteljährlichen Lohnsteueranmeldungen fristgerecht abzugeben. Deshalb durften Unternehmen auf Antrag nach § 109 Abs. 1 AO die Abgabefristen verlängern. Die Firmen mussten jedoch nachweisen, dass sie selbst oder diejenigen, die mit der Lohnbuchhaltung beauftragt sind, nachweislich unverschuldet daran gehindert waren, die Anmeldungen pünktlich abzugeben.
Pünktliche Lohnsteuerzahlung
Gleichzeitig mit der Pflicht zur Lohnsteueranmeldung besteht auch die Pflicht zur Abführung der Steuer. Die im Oktober erhobene Lohnsteuer ist also beispielsweise bis zum 10. November an das Finanzamt abzuführen. Es besteht allerdings eine dreitägige Zahlungs-Schonfrist für die Zahlung per Banküberweisung. Während dieser Tage wird noch kein Säumniszuschlag erhoben. Der Arbeitgeber kann also beispielsweise am 10. Tag des Folgemonats die Lohnsteuer erklären. Überweist er sie sofort, muss er keine Zuschläge fürchten.
Eine verspätete Lohnsteueranmeldung kann dazu führen, dass das Finanzamt einen Säumniszuschlag erhebt. Wie hoch dieser ist, das liegt völlig im Ermessen der Finanzbehörde. Er darf bis zu 10 Prozent der Lohnsteuer oder maximal 25.000 Euro betragen.
Steuerentlastungsgesetz 2022: Die Energiepreispauschale
Im Rahmen des Steuerentlastungsgesetzes 2022 hat das Bundeskabinett weitere Entlastungen insbesondere für die Arbeitnehmer beschlossen. Eine Maßnahme ist die Energiepreispauschale. Demnach soll an alle einkommensteuerpflichtigen Erwerbstätigen im Veranlagungszeitraum 2022 einmalig eine Energiepreispauschale in Höhe von 300 Euro ausgezahlt werden.
Die Energiepreispauschale ist im Einkommensteuergesetz geregelt (§§ 112-122 EStG):
§ 112 Abs. 2 EStG: Die Höhe der Energiepreispauschale beträgt 300 Euro.
§ 114 EStG: Der Anspruch auf die Energiepreispauschale entsteht am 1. September 2022.
§ 117 EStG: Die Auszahlung an Arbeitnehmer
Anspruch auf die Pauschale haben nicht nur Steuerpflichtige mit Einkünften aus Gewinneinkunftsarten. Einen Anspruch haben weiterhin alle Arbeitnehmer, die Arbeitslohn aus einem gegenwärtigen Dienstverhältnis beziehen und die den Steuerklassen I bis V angehören.
Theoretisch stehen die 300 Euro auch den geringfügig und den kurzfristig Beschäftigten zu. Doch Arbeitgeber, die ausschließlich Minijobber beschäftigen, die pauschal versteuert werden, dürfen die Energiepreispauschale nicht auszahlen. Da sie keine Lohnsteueranmeldung abgeben, haben sie auch keine Möglichkeit, sich die ausgezahlte Pauschale vom Finanzamt zurückzuholen. Dasselbe gilt im Übrigen für alle Privathaushalte, die Minijobber beschäftigen. Die Minijobbern kommen an die Pauschale, indem sie sie im Rahmen ihrer Einkommensteuererklärung 2022 geltend machen.
Für die Energiepreispauschale wurde eine neue Kennzahl 35 in die Lohnsteuer-Anmeldung 2022 mit aufgenommen. Zu beachten ist, dass diese neue Kennzahl nur in den Anmeldungszeiträumen August 2022, im 3. Quartal 2022 und in der Jahresanmeldung 2022 gilt. Im Übrigen wird der Wert der Kennzahl immer ohne Minuszeichen angegeben. Wird die Energiepreispauschale nachträglich geändert, dann ist das in der entsprechenden Lohnsteueranmeldung zu korrigieren.
Die Übermittlung der Lohnsteueranmeldung
Die Lohnsteueranmeldung muss stets im Rahmen des amtlich vorgeschriebenen Elster-Formulars erfolgen. Dabei sind Arbeitgeber bereits seit dem 1. Januar 2005 dazu verpflichtet, eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung via ELSTER an das Finanzamt zu übermitteln. Von dieser Pflicht zur digitalen Übermittlung werden Unternehmen nur dann auf Antrag entbunden, wenn es für sie wirtschaftlich oder persönlich unzumutbar ist (Härtefallregelung).
Ansonsten ist die Teilnahme am Elster-Verfahren denkbar einfach. Eine einfache Registrierung reicht dazu aus, um das elektronische Zertifikat zu erhalten, das für die Übermittlung der Lohnsteueranmeldung nötig ist. Die Online-Übertragung selbst funktioniert über verschiedene Kanäle. Zum einen bietet die Finanzverwaltung die kostenlose Software ElsterFormular an. Über sie lässt sich nicht nur die Steuererklärung, sondern auch die Lohnsteueranmeldung erstellen und elektronisch verschlüsselt übermitteln. Wer auf dem Portal ElsterOnline registriert ist, der kann direkt hier seine Lohnsteueranmeldung abgeben. Auch moderne Lohnbuchhaltungsprogramme verfügen über eine entsprechende Schnittstelle, über die sich die Anmeldungen sicher digital übermitteln lassen.
Ein Hinweis zum Schluss: Auch die Finanzämter arbeiten zunehmend digital. So kann seit 2021 jeder Unternehmer auf dem ElsterOnline-Portal sein eigenes Unternehmenskonto einrichten. Hat er bereits ein ELSTER-Zertifikat, dann kann er sich hier ganz einfach damit anmelden. Auf seinem Nutzerkonto kann er bequem Anträge ausfüllen und absenden. Er hat ein elektronisches Postfach, in dem die Bescheide von Behördenseite automatisch und völlig papierlos ankommen.
