Zur Anwendung kommen Organigramme überall dort, wo es um die Abbildung von Hierarchien und organisatorischen Abläufen geht. Hierarchien und Ebenen treten in allen komplexen Zusammenhängen auf. Die übersichtliche grafische Darstellung von Elementen, die auf unterschiedlichen Ebenen zueinander in Beziehung stehen, macht abstrakte Zusammenhänge anschaulicher und bietet neben einem besseren Verständnis wertvolle Orientierungshilfe.
Organigramme als Wegweiser
Je komplexer eine Struktur, desto eher erscheint die Notwendigkeit, sie bildhaft zu veranschaulichen. Zu den Klassikern unter den Organigrammen zählen Schaubilder, die alle Abteilungen eines Unternehmens darstellen und durch die Anordnung vertikaler und horizontaler Bezüge aufzeigen, in welcher Weisungsbefugnis sie zueinander stehen. Im Zeitalter der flachen Hierarchien spielen diese Darstellungen zwar nicht mehr die gleiche Rolle wie in früheren Zeiten. Trotzdem sind sie ein unverzichtbares Instrument, die organisatorischen Zusammenhänge und Abläufe eines Unternehmens aufzuzeigen.
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Organigramme als Anschauungshilfe
Ein Organigramm kann auf einen Blick eine Vielzahl von Fragen beantworten. Es gibt so gut wie nichts, was sich nicht mithilfe von Organigrammen auf selbsterklärende Weise darstellen ließe:
- Wer ist wem gegenüber weisungsbefugt oder unterstellt?
- Was sind die Hauptziele, welche Teilziele sind ihnen untergeordnet?
- Welche Tochter- und Schwestergesellschaften sind unter dem Dach eines Konzerns vereinigt?
- Welche Funktion oder Qualität muss ein Ergebnis aufweisen, an welchen Stellschrauben muss gedreht werden?
- Wer ist für welche Aufgaben zuständig?
- Welche Maßnahme dient welchem Zweck?
Grundelemente eines Organigramms
Wer selbst Organigramme anfertigt, verwendet dafür Grafik- und Präsentationsprogramme. Diese stellen bereits eine Fülle von Vorlagen und geometrischen Formen zur Verfügung, um ein aussagekräftiges Schaubild zu gestalten. Im Vordergrund steht das Prinzip, Komplexität zu reduzieren. Oft wird erst bei einer detailgetreuen grafischen Aufbereitung von hierarchischen Zusammenhängen und Abläufen sichtbar, wo noch Potenzial für Vereinfachung liegt.
Der Unterschied zwischen Organigramm und Diagramm
Diagramme finden im Gegensatz zum Organigramm bei der Darstellung von Statistiken Anwendung, wie zum Beispiel einer Absatzstatistik oder bei der Veranschaulichung von Marktanteilen oder anderen Größen, die sich als Mengen zeichnen lassen. Die sogenannte Tortengrafik ist dafür ein klassisches Beispiel. Organigramme sind hingegen für chronologische oder Abläufe wie beispielsweise eine Arbeitsorganisation reserviert, in der Zahlen und Mengen eine untergeordnete Rolle spielen. Eine Mischform aus der Abbildung hierarchischer und chronologischer Zusammenhänge stellt das Flussdiagramm dar. Bei der Darstellung einer Ablauforganisation werden Ziele als oberste Hierarchie-Ebene dargestellt, während darunter die einzelnen Teilschritte zugeordnet sind, die zur Zielerfüllung beitragen. Bei Flussdiagrammen lassen sich zusätzliche Kommunikationswege und Wechselwirkungen aufzeigen. Nicht selten macht erst die Visualisierung der Strukturen die Schwachstellen oder Einsparpotenziale bei Abstimmungsprozessen deutlich.
Organigramme als Management-Werkzeug
Wer ein Ziel hat, benötigt einen Plan. Gemäß dieser Devise ist die bildliche Darstellung bestehender oder zukünftiger Prozesse eine der effektivsten Möglichkeiten, Teams auf eine bestimmte Stoßrichtung einzustimmen oder Change-Management-Prozesse einzuleiten. Organigramme können also neben einem Ist-Szenario genauso gut einen Soll-Zustand als Ziel einer strukturellen Veränderung abbilden.
