Ein Teil der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ist der Grundsatz der Periodenabgrenzung. Er ist in § 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB geregelt. Er besagt: Aufwendungen und Erträge innerhalb eines Geschäftsjahres sind zum Zeitpunkt ihres Anfalls zu verbuchen. Das gilt unabhängig davon, wann die Zahlung tatsächlich erfolgt. Diese Pflicht betrifft bilanzierende Unternehmen. So kompliziert die Periodenabgrenzung in der Theorie klingt, so einfach ist das Verfahren in der Praxis. Das folgende Beispiel schafft Klarheit:
Ein Unternehmen hat eine Betriebshaftpflichtversicherung abgeschlossen. Versicherungsbeginn ist der 01. Oktober des laufenden Jahres. Das Unternehmen zahlt den Versicherungsbeitrag für ein Jahr im Voraus. Nach den Regeln der Periodenabgrenzung erfolgt die Buchung des Versicherungsbeitrags in zwei Schritten. Denn nur ein Drittel der Aufwendungen entfällt auf das laufende Geschäftsjahr, die restliche Summe dient der Aufrechterhaltung des Versicherungsschutzes im folgenden Geschäftsjahr. Dem entsprechend werden in der Buchhaltung 300 Euro Versicherungsbeitrag für das laufende Geschäftsjahr gebucht. Der Restbetrag von 900 Euro fällt in das folgende Jahr.
Auch Erträge werden bei der Bilanzierung nach diesem Schema verbucht. Die Buchung erfolgt zu dem Zeitpunkt, zu dem eine Lieferung oder Leistung erbracht worden ist. Der Zeitpunkt des Zahlungseingangs durch den Kunden spielt keine Rolle.
Periodenabgrenzung in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung
Für bilanzierende Unternehmen ist nicht der Zeitpunkt der Zahlung einer Aufwendung oder eines Ertrags maßgeblich. Mit der Periodenabgrenzung ordnen solche Betriebe diese Posten einem bestimmten Geschäftsjahr zu. Anders sieht es bei Unternehmen aus, die lediglich eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung erstellen müssen. Sie verbuchen ein- und ausgehende Zahlungen zum Zeitpunkt der tatsächlichen Buchung der Beträge auf dem Firmenkonto. In dem oben genannten Beispiel des Versicherungsbeitrags verbucht zum Beispiel ein Einzelunternehmen mit Kleinunternehmerregelung den gesamten Beitrag als Ausgabe im laufenden Geschäftsjahr.
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Der Sinn der Periodenabgrenzung
Durch die Periodenabgrenzung erhält die Bilanz eines Unternehmens ihre Aussagekraft. Die Aufwendungen und Erträge werden zu dem Zeitpunkt erfasst, an dem sie angefallen sind. So lassen sich verschiedene Geschäftsjahre einfach vergleichen. Die Periodenabgrenzung ist keine deutsche Erfindung. Auch in England und den USA werden Umsätze zum Zeitpunkt ihres Entstehens gebucht. Der tatsächliche Zeitpunkt der Zahlung ist für die Bilanz unerheblich.
Für welche Posten gilt die Periodenabgrenzung?
Unternehmen, die eine Bilanz erstellen, müssen nicht nur die Einnahmen und Ausgaben beachten. Insbesondere für die folgenden Bilanzposten gilt die Periodenabgrenzung:
- Forderungen
- Verbindlichkeiten
- Rückstellungen
- Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP)
- Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP)
Unter den Punkt ARAP fällt beispielsweise die Versicherungsprämie aus dem oben genannten Beispiel. Durch die Periodenabgrenzung fällt ein Teil der Kosten in das aktuelle Geschäftsjahr. Dieser Teil wird als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten gebucht. PRAP dagegen erfasst Erträge, die in an das folgende Geschäftsjahr fallen.
