Als Personalbedarf wird die Anzahl der benötigten Mitarbeiter im Unternehmen bezeichnet. Die Personalbedarfsplanung ist ein wichtiges Instrument zur Gewährleistung eines konstanten Betriebs. Die Abteilung Human Resources arbeitet dabei eng mit der Abteilungsleitung und der Geschäftsführung zusammen. Die Personalbedarfsplanung kann zu Personalabbau führen, wenn sich abzeichnet, dass eine unrentable Abteilung in Zukunft geschlossen werden wird, oder zum Recruiting neuer Mitarbeiter, um eine wachsende Abteilung zu verstärken.
Die quantitative Personalbedarfsplanung
Der Personalbedarf kann quantitativer oder qualitativer Art sein. Quantitativer Personalbedarf bedeutet, die Anzahl der Mitarbeiter auf den Prüfstand zu stellen. Dazu wird eine Analyse durchgeführt, die den Ist-Zustand und den voraussichtlichen Bedarf in der nahen Zukunft ermittelt. Als Brutto-Personalbedarf wird die Gesamtstellenzahl bezeichnet. Sie setzt sich aus dem Einsatzbedarf und dem Reservebedarf zusammen. Der Reservebedarf ist zur Abdeckung von Fehlzeiten wie Urlaub und Krankheit erforderlich. So kann eine Abteilung mit vier Mitarbeitern funktionieren (Einsatzbedarf), kann ihren Aufgaben jedoch nicht mehr ausreichend nachkommen, wenn zwei Mitarbeiter fehlen, z. B. wenn eine Person Urlaub hat und sich eine andere Person krankmeldet. Also sollte die Abteilung aus fünf Mitarbeitern (inkl. Reservebedarf) bestehen, damit sie jederzeit funktionieren kann.
Zeichnet sich ab, dass die Abteilung in Zukunft wachsen wird durch eine Expansion in ein neues Land oder den Launch einer neuen Produktlinie, wächst der Personalbedarf in dieser Abteilung. Dann muss eine weitere Kraft eingestellt werden. Weitere Faktoren, die bei der quantitativen Personalbedarfsplanung eine Rolle spielen, sind u. a. Mutterschutzfristen, ältere Arbeitnehmer, deren Ruhestand bevorsteht, und Auszubildende. Wird in Zukunft mehr Personal benötigt, kann zum Beispiel dem Auszubildenden ein Arbeitsvertrag angeboten werden. Wird jedoch weniger Personal benötigt, kann die Position des in Rente gehenden Mitarbeiters unbesetzt bleiben. Zu beachten ist auch die natürliche Fluktuation in Unternehmen durch Kündigungen auf der einen Seite und nachrückende Nachwuchskräfte auf der anderen Seite.
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Die qualitative Personalbedarfsplanung
Neben der reinen Anzahl der Mitarbeiter spielt auch die Qualifikation der Mitarbeiter eine große Rolle. Hier ist von qualitativer Personalbedarfsplanung die Sprache. Sie analysiert die Bedürfnisse der Firma hinsichtlich zukünftiger Anforderungen. Dies können zum Beispiel sein:
- Fremdsprachen, weil das Unternehmen in ein neues Land expandiert
- Zusätzliche IT-Kenntnisse, weil das Unternehmen neue technologische Wege beschreiten will
- Fachkenntnisse in einer anderen Branche, weil ein anderer Betrieb mit unterschiedlichen Produkten übernommen wird
Aus der Analyse ergibt sich der Bedarf an entsprechenden Qualifikationen.
Steht der zukünftige Personalbedarf längere Zeit im Voraus fest, kann den vorhandenen Mitarbeitern im Rahmen der Laufbahnplanung eine entsprechende Weiterbildung angeboten werden. Ist dies aus fachlichen oder zeitlichen Gründen nicht möglich, kann das Unternehmen rechtzeitig neue Stellen ausschreiben und zusätzliche Fachkräfte einstellen.
