Die Kosten für das Personal machen in der Kalkulation für ein Unternehmen einen großen Anteil der Gesamtkosten aus. Um die innerbetrieblichen Kosten unter Kontrolle halten zu können, ist eine Personalkostenplanung besonders wichtig. Gerade Unternehmen, die relativ viel Personal haben, benötigen die Kostenplanung, um einen Überblick zu behalten. Die Personalkostenplanung selbst enthält nicht nur die reinen Kosten, die für das Jahr zu erwarten sind. Mithilfe spezieller Personalkostenplanung Software lassen sich die Beträge für die Buchhaltung und Planung hochrechnen. Einfluss auf die Höhe können beispielsweise Anpassungen der Tarife oder ein erhöhter Bedarf an Personal haben.
Der Unterschied zwischen den Personalbasiskosten und den Personalzusatzkosten
Bei der Planung sind zwei Bereiche zu unterscheiden. Die Personalbasiskosten beschreiben die Beträge, die im Rahmen der Leistungserstellung zu berücksichtigen sind. Gemeint sind damit die reinen Gehaltszahlungen sowie mögliche Prämienlöhne. Dazu kommen die Personalzusatzkosten. Die gehen über die Basis hinaus und erhöhen den finanziellen Aufwand. Dazu gehören die Anteile des Arbeitgebers an die Sozialversicherungen, Gratifikation, Kosten für Dienstfahrzeuge, die Weiterbildungen oder für Berufsbekleidung und für Arbeitskleidung.
Wie erfolgt die Planung der Personalkosten?
Bei der Hochrechnung für das Jahr ist es wichtig, keinen Aspekt zu vergessen. Als Grundlage dient die aktuelle Anzahl der Arbeitnehmer im Unternehmen. Diese lässt sich über den Personalplan ermitteln. Wichtig: Es sind nicht nur die bereits besetzten Stellen zu berücksichtigen, sondern auch die unbesetzten, abzubauenden und neu zu erstellenden Positionen. Zusätzlich dazu werden die Planstellen erfasst, die für Auszubildende, Praktikanten und Aushilfen vorgesehen sind. Im nächsten Schritt erfolgen die Anpassung und die Schätzung von Gehalt und Lohn für die jeweiligen Stellen. Für eine genaue Berechnung fließen in den Planungszeitraum die Vorgaben aus den Änderungen der Arbeitsverträge, tariflichen Anpassungen, unterschiedlichen Lohnarten sowie den Entgeltregulierungen und veränderten Arbeitszeiten mit ein.
Tipp:
Für den Abschluss der Planung werden nun die Personalzusatzkosten berechnet und in den Plan mit aufgenommen. Geschätzte Beträge beziehen sich auf Vergütungen von Überstunden und Zahlungen von Zulagen. Urlaubs- und Weihnachtsgeld runden die Personalkostenplanung ab.
Wofür ist die Personalkostenplanung wichtig?
Da die Personalkosten einen der höchsten Posten in den Ausgaben eines Unternehmens darstellen, müssen sie effektiv für das Jahr geplant werden. Nur so ist es möglich, das Budget entsprechend zu optimieren und bei einer sich verschlechternden Auftragslage schnell reagieren zu können. Für das Unternehmen hat die Personalkostenplanung zudem den Vorteil, dass sie es ermöglicht, Einsparpotenziale zu erkennen. Gleichzeitig zeigt die Übersicht auf, ob die Einstellung weiterer Arbeitnehmer möglich, erforderlich oder nicht umsetzbar ist.
