Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die Unternehmen auf Eingangsrechnungen in Rechnung gestellt wird.
Die Umsatzsteuer, die ein Unternehmer beim Einkauf von Waren oder für die Inanspruchnahme von Dienstleistungen bezahlt, kann er mit der Umsatzsteuer, die er selbst eingenommen hat, um sie an das Finanzamt weiterzugeben, verrechnen. Die ihm in Rechnung gestellte Umsatzsteuer nennt man Vorsteuer. Er ist also nur dann vorsteuerabzugsberechtigt, wenn er selbst die Pflicht hat, Umsatzsteuer in treuhänderischer Weise für das Finanzamt zu erheben.
Wer darf Vorsteuer und Umsatzsteuer nicht gegeneinander aufrechnen?
Kleinunternehmer, die aufgrund ihrer geringen Umsätze nicht umsatzsteuerpflichtig sind, können auch keine Vorsteuer abziehen – sie haben keine Einnahmen aus der Umsatzsteuer, die sie dagegen aufrechnen könnten. Auch Ärzte oder Personen, die ausschließlich Umsätze aus Vermietungen erwirtschaften, dürfen die Vorsteuer nicht abziehen.
Was hat die Vorsteuer mit der Umsatzsteuererstattung zu tun?
Fällt die Summe der Vorsteuer höher aus als die Summe der Umsatzsteuer, die ein Unternehmer dem Finanzamt schuldet, bekommt er eine Umsatzsteuererstattung. Im umgekehrten Fall muss er Umsatzsteuer bezahlen.
Beispiel 1:
Herr Mayer muss, um seinen Spielwarenladen zu betreiben, Waren einkaufen. Er beschäftigt außerdem eine Reinigungsfirma, die ihm monatlich eine Rechnung stellt, die er bezahlen muss. Die von ihm beauftragte Reinigungsfirma und auch der Großhändler, von dem Herr Mayer die Spielsachen für seinen Laden bezieht, müssen an das Finanzamt ebenfalls Umsatzsteuer – beziehungsweise Mehrwertsteuer – abführen. Herr Mayer ist ihr Kunde, also verlangen sie von ihm diese Umsatzsteuer:
Wareneinkauf beim Spielwarengroßhändler 6.000 Euro + 1.140 Euro MwSt. = 7.140,00 Euro
Rechnung für die Ladenreinigung 250 Euro + 47,50 Euro MwSt. = 297,50 Euro
Ausgaben im Monat November 6.250 Euro + 1.187,50 Euro MwSt. = 7.437,50 Euro
Herr Mayer hat also im November neben den Kosten für die Arbeit der Reinigungsfirma und den Wareneinkauf in Höhe von 6.250 Euro auch noch 1.187,50 Euro für die Umsatzsteuer ausgegeben, die das Finanzamt von ihm als Kunde über die Firmen einfordert, die er beauftragt hat. Herr Mayer hat diese Ausgaben aber als Unternehmer getätigt, nicht als Verbraucher. Deshalb darf er die Vorsteuer in seiner Umsatzsteuervoranmeldung / der Umsatzsteuerjahreserklärung gegenrechnen.
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Warum dürfen Unternehmen Vorsteuer abziehen?
Die Umsatzsteuer ist eine Verbraucherabgabe. Deshalb müssen Unternehmen sie nicht bezahlen, wenn sie Ausgaben für Lieferungen und Leistungen für ihren Betrieb tätigen.
Beispiel 2:
Herr Mayer hat im November neben den Ausgaben auch Einnahmen. In seinem Spielzeugladen konnte er 10.000 Euro Umsatz erwirtschaften, auf die seine Kunden insgesamt 1.900 Euro Umsatzsteuer bezahlt haben. Er hat also 11.900 Euro eingenommen, von denen er 1.900 Euro Umsatzsteuer an das Finanzamt weitergeben muss.
Herr Mayer hat auf die Eingangsrechnungen des Spielwarengroßhändlers und der Reinigungsfirma 1.187,50 Euro Vorsteuer bezahlt. In der Umsatzsteuervoranmeldung kann er beide Posten gegeneinander aufrechnen:
Als Treuhänder für das Finanzamt eingenommene Umsatzsteuer 1.900 Euro
Bezahlte Vorsteuer auf Eingangsrechnungen 1.187,50 Euro
Differenz zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer 712,50 Euro
Herr Mayer muss die verbleibenden 712,50 Euro an das Finanzamt abführen. Hätte er mehr Vorsteuer bezahlt als Umsatzsteuer eingenommen, bekäme er eine Erstattung über die entsprechende Summe vom Finanzamt.
