Mitarbeiter betreuen

So funktioniert HR heute [Interview]

Das Personalwesen hat sich in den letzten Jahren bedeutend geändert: Die Digitalisierung hat nicht nur die Kanäle zur Ansprache von neuen Kandidaten verändert. Das Personalwesen selbst ist wie alle Unternehmensbereiche von der digitalen Transformation betroffen und muss neuen Herausforderungen trotzen.

Die HR Abteilung trägt maßgeblich zum langfristigen Erfolg von Unternehmen bei – werden hier doch die begehrten Talente und künftigen Führungskräfte rekrutiert, entwickelt und betreut. Personaler dürfen also nicht an althergebrachten Prozessen sinnlos festhalten: Vielmehr müssen sie im Zuge der digitalen Entwicklung voranschreiten. Zum einen wird so Produktivität und Effizienz gestärkt, zum anderen das Unternehmen als moderner Arbeitgeber mit Zukunft präsentiert.

Was aber genau muss sich im HR Bereich wandeln und wo hat die Wandlung bereits eingesetzt?

 

Delia Winke ist studierte Diplom-Psychologin. Seit 1989 ist sie in verschiedenen Agenturen haupt- oder mitverantwortlich im Bereich HR tätig. Seit 2012 ist sie Mit-Geschäftsführerin der ajando GmbH und auch hier für den HR Bereich zuständig. Mit fast 30jähriger Erfahrung im HR Alltag hat sie die komplette Entwicklung von analog hin zu digital erlebt und kennt die speziellen Herausforderungen, die sich daraus für Unternehmen ergeben.

Wir haben bei der eingefleischten HR-Expertin nachgehakt:

  • Wie hat sich das Personalwesen in den letzten 10 Jahren verändert? Erkennen Sie damalige Arbeitsweisen und Prozesse heute noch wieder und sind diese überhaupt noch anwendbar?

Delia Winke: Das Personalwesen hat sich in den letzten Jahren tatsächlich massiv verändert – besonders deutlich wird dies im Bereich Personalsuche. Hier sind Arbeitsweisen von vor 10 Jahren nicht mehr erfolgreich einsetzbar. So werden Print-Anzeigen nur noch in Einzelfällen eingesetzt, ansonsten spielen anders als noch vor einigen Jahren überregionale Jobbörsen eine extrem wichtige Rolle bei der Personalsuche. Auch die Handhabung des Bewerbungseingangs hat sich komplett gedreht: Heutzutage geht in der HR Abteilungen nur noch selten eine Bewerbung per Post ein. Insofern sind damalige Arbeitsweisen nur noch schemenhaft zu erkennen und kaum noch anwendbar.

  • Wie müssen sich die Prozesse im Personalwesen im Zuge der Digitalisierung konkret verändern, um mit der Zeit Schritt zu halten und als Abteilung effizient zu bleiben?

Delia Winke: Die meisten notwendigen Veränderungen sind bereits da und werden umgesetzt – jetzt geht es hauptsächlich darum, diese Veränderungen zu institutionalisieren und weiterzuentwickeln. Die wichtigste notwendige Anpassung in Zeiten der Digitalisierung betrifft im Übrigen die Reaktionszeiten der HR Abteilung. Ein Feedback auf eine eingegangene Bewerbung wird heutzutage unmittelbar erwartet – eine sofortige Eingangsbestätigung ist hier das Mindeste. Geht nicht innerhalb weniger Tage dann eine Einladung oder eine On-Hold Nachricht an den Bewerber, steht dieser in vielen Fällen nicht mehr zur Verfügung, weil er bereits ein Angebot angenommen hat.

  • Der Wandel in der Erwartungshaltung von Bewerbern ist stark zu spüren. Inzwischen, müssen sich nicht mehr nur Arbeitssuchende bei dem Unternehmen bewerben, sondern andersrum genauso – Sie als Arbeitgeber bewerben sich bei hochkarätigen Arbeitskräften als Unternehmen. Wie sind Ihre Erfahrungen, worauf kommt es an?

Delia Winke: Das ist definitiv so: Unternehmen bewerben sich bei den Fachkräften, die sie zu sich an Bord holen wollen. Daher hat die Unternehmenspräsentation einen ganz anderen Stellenwert als noch vor 10 Jahren. Bewerber informieren sich im Vorfeld ausführlich über Unternehmen, oftmals auch in Bewertungsportalen wie z.B. „kununu“. Eine schlechte Bewertung hier ist zwar nicht das Ende der Welt, da sich die meisten Bewerber ein eigenes Bild aus verschiedenen Quellen machen. Kommt so etwas aber gehäuft vor, kann das negative Auswirkungen auf künftige Bewerbungen haben. Generell gilt, dass eine Stellenanzeige als Visitenkarte des Unternehmens dienen muss – sie muss also mit aussagekräftigen Inhalten befüllt sein, um sich ein möglichst gutes Bild machen zu können. Im Vorstellungsgespräch selbst kommt es für Unternehmen dann darauf an, die für Bewerber wichtigen Qualitäten herauszustellen: Zum Beispiel ein gutes Arbeitsklima, die Möglichkeit zur Mitgestaltung, Verantwortung im eigenen Arbeitsbereich und ein strukturierter Einarbeitungsprozess. Diese Faktoren sind für Bewerber genauso wichtig wie ein faires Gehalt. Leere Worthülsen kann man sich als Arbeitgeber hier allerdings nicht leisten – entsprechen die angepriesenen Qualitäten nicht der Realität, ist eine schlechte Bewertung im Null Komma Nichts online und kann im schlimmsten Fall den nächsten Interessierten abschrecken.

  • Wie findet man heutzutage also gutes Personal? Gibt es da den perfekten Kanalmix zwischen digital und analog?

Delia Winke: Zwischen digital und analog kann man eigentlich nicht mehr von einem Kanalmix sprechen. Ich bin davon überzeugt: Gutes Personal findet man nur noch online. Hier wiederum muss man den Maßnahmenmix auf die ausgeschriebene Stelle hin optimieren. Neben den großen überregionalen Stellenportalen kann es sich für spezifische Tätigkeiten auch lohnen, in kleinen Portalen zu schalten und zusätzlich den Weg über Social Media zu gehen. Das muss allerdings immer ganz individuell abgestimmt werden. Natürlich fällt auch Personalvermittlung mit in den Maßnahmenmix, dies ist aber gerade für kleinere Unternehmen oft zu kostspielig.

  • Da analog und digital weiterhin nebeneinander bestehen, kommt es unweigerlich zu Medienbrüchen. Wie gehen Sie mit diesen um und sollte man versuchen, diese zu vermeiden? Wenn ich digital nach Fachkräften suche – sollte dann der interne Auswahlprozess nicht ebenfalls elektronisch erfolgen und nicht wie so oft noch auf dem Ausdrucken und händischen Weitergeben der Unterlagen basieren?

Delia Winke: Ja, derartige Medienbrüche sollten möglichst vermieden werden! Eine komplette Umstellung auf digitale Prozesse bei der Bewerberauswahl ist unumgänglich, will man hier effizient und effektiv arbeiten. Wir selbst arbeiten mit einem Bewerbermanagementtool. Der Auswahlprozess wird so erheblich vereinfacht und beschleunigt. Früher wurden die ausgedruckten Bewerbungsunterlagen in die jeweiligen Fachabteilungen weitergegeben, wo diese zunächst auf dem Schreibtisch unbearbeitet liegen blieben. Das kann sich heutzutage kein Unternehmen mehr erlauben. Die von Bewerbern geforderte schnelle Reaktionszeit kann so nicht gewährleistet werden. Mit einem entsprechenden Tool geht hingegen alles wesentlich schneller: Wird ein Web-Entwickler gesucht, so hat verantwortliche Vorgesetze von Anfang Zugriff auf alle eingehenden Bewerbungen und kann mitentscheiden, ob ein Kandidat in die engere Auswahl kommt. Unterlagen müssen nicht mehr ausgedruckt werden und der jeweilige Fachabteilungsleiter sieht sofort, welche Bewerber er gerne zum Gespräch bitten würde.

  • Die Personalabteilung hat neben dem Recruiting noch zahllose weitere Aufgabengebiete – Stichwort Personalmanagement. Wie gehen Sie mit Digitalisierungs-Forderungen des Gesetzgebers um? Gerade im Bereich Sozialversicherungen und Meldewesen gibt es hier ja inzwischen konkrete Vorgaben (ELSTER etc.).

Delia Winke: Hier kann ich nur empfehlen: Suchen Sie sich eine entsprechende Software, die diese Aufgaben für Sie übernimmt. So kann man sich das Leben wirklich leichter machen und sich auf andere Aufgaben konzentrieren. Wir selbst setzen eine Onlinelösung zur Entgeltabrechnung ein und sind absolut zufrieden. Gerade kleine Unternehmen sparen sich so jede Menge Aufwand und Ärger, da das System auch ohne Vorkenntnisse zu bedienen ist. Und sollte doch einmal ein Fehler unterlaufen kann ich aus eigener Erfahrung sagen, dass der Support schnell, zuverlässig und vor allem wirklich hilfreich funktioniert.

  • Wenn Geschäftsführungen von Digitalisierung sprechen, denken sie häufig in erster Linie an Technologien und Geschäftsmodelle und nicht an ihre Mitarbeiter. Wie kann das Personalmanagement die oberste Führungsebene für die Wichtigkeit digitalisierungsbezogener Maßnahmen gerade im Personalbereich sensibilisieren?

Delia Winke: Für Unternehmen, in denen noch Überzeugungsarbeit geleistet werden muss, hat die HR Abteilung ein wichtiges Argument: Ohne Digitalisierung ist sie nicht länger in der Lage, qualifizierte Mitarbeiter zu suchen und im Unternehmen zu halten. Zudem müssen auch digitale Kompetenzen entwickelt werden – nicht zu letzt, damit das Unternehmen in den entsprechend neuen Technologien fit ist. Ohne gutes Personal kein Erfolg – auf diese einfache Formel lässt es sich bringen.

  • Die Digitalisierung hat zur Folge, dass sich Arbeitnehmer auf den Umgang mit stetiger Veränderung und lebenslanges Lernen einstellen müssen, um mit dem digitalen Wandel Schritt zu halten. Wie können HR-Abteilungen Mitarbeiter auf die Herausforderungen der digitalen Transformation vorbereiten und sicherstellen, dass sie auch in Zukunft stets auf dem neusten technologischen Wissensstand sind?

Delia Winke: Das Alltagsleben ist doch bereits so digital, dass es eine grundsätzliche Bereitschaft zum Erlernen neuer Fähigkeiten gibt. Die Annahme, dass ältere Arbeitnehmer hier nicht mithalten können, halte ich für verfehlt. Beispiel Facebook: Hier zeigt eine Analyse der Nutzer-Demographie, dass auch die Altersgruppe 50+ sehr aktiv ist und das digitale Leben quasi für sich erschlossen hat. Ohne Smartphone oder Tablet lebt fast niemand der aktuell noch Beschäftigten mehr. Dennoch muss man in Unternehmen natürlich zwischen den sogenannten „Native Digitals“ und anderen Mitarbeitern unterscheiden. Hier kann es hilfreich sein, entsprechende Angebote zur Einführung bestimmter Tools oder neuer Prozesse im eLearning Format zur Verfügung zu stellen. Ein Online-Kurs oder Tutorial wird dabei aufgezeichnet und den Mitarbeitern im Nachgang zur Verfügung gestellt. So kann jeder nach Bedarf einen Kurs wiederholen, sein Wissen auffrischen und sich so oft mit der Materie befassen, bis er sich sicher im Umgang mit den neuen Arbeitsweisen fühlt.

  • Zum Abschluss die Frage, wie Sie sich selbst über neueste HR-Entwicklungen informieren. Welche Rolle spielen Kongresse und Netzwerke zum Erfahrungsaustausch für Sie?

Delia Winke: Wie überall spielen Netzwerke natürlich eine wesentliche Rolle, um auf dem neuesten Stand der Entwicklung zu bleiben. Der praktische Erfahrungsaustausch mit anderen, die sich in der gleichen Situation befinden oder sich der gleichen Herausforderung stellen müssen, ist oftmals sehr hilfreich. Kongresse können hier durchaus eine Plattform für einen derartigen Austausch bilden. Werden relevante Themen bespielt, sind auch Tagungen oder Kongresse selbst natürlich ein spannender Rahmen, um neue Entwicklungen zu erfassen und das aktuelle Geschehen abzutasten.

Wir bedanken uns für das Interview.

Schlüsselrolle HR

Netzwerke, Social Media, Prozessoptimierung und -Automatisierung – Instrumente und Methoden, die sich durch Digitalisierung immer weiter etablieren. HR hat eine Schlüsselrolle, damit digitale Transformation im Unternehmen gelingt und das Unternehmen fit für die Zukunft bleibt. Erfahren Sie mehr zu diesem wichtigen Thema und denken Sie Ihr Unternehmen weiter. Am 08. März 2017 haben Sie die Gelegenheit dazu, mit digitalen Vordenkern und anderen Personalentscheidern in den Erfahrungsaustausch zu treten. Beim Sage Summit im Gasometer Berlin. Weitere Informationen finden Sie hier.

 


Zurück
Schließen

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mailadresse wird nicht veröffentlicht.

Weitere Artikel zum Thema

Mitarbeiter betreuen · 17. Feb. 2017

So funktioniert HR heute [Interview]

Das Personalwesen hat sich in den letzten Jahren bedeutend geändert: Die Digitalisierung hat nicht nur die Kanäle zur Ansprache von neuen Kandidaten verändert. Das Personalwesen selbst ist …

Mitarbeiter betreuen · 14. Feb. 2017

Wir sind die Roboter? Digitale Transformation im Personalwesen

Das Personalwesen hat sich in den letzten Jahren bedeutend geändert: Die Digitalisierung hat nicht nur die Kanäle zur Ansprache von neuen Kandidaten verändert. Das Personalwesen selbst ist …

Wie reif sind Sie für die Digitalisierung
Mitarbeiter betreuen · 27. Okt. 2016

Wie reif sind Sie für die Digitalisierung im Personalmanagement?

Das Personalwesen hat sich in den letzten Jahren bedeutend geändert: Die Digitalisierung hat nicht nur die Kanäle zur Ansprache von neuen Kandidaten verändert. Das Personalwesen selbst ist …

Für welches(s) Themengebiet(e) wollen Sie sich registrieren?

Unternehmenssteuerung
Buchhaltung
Vertrieb/Marketing
Personalabrechnung
Personalmanagement
Ich bin damit einverstanden, dass meine personenbezogenen Daten von Sage Software GmbH und ihren Töchtern zum Zweck meiner weiteren Betreuung und der Zusendung von Informationen verarbeitet und genutzt werden dürfen. Ich kann der Verarbeitung oder Nutzung meiner Daten jederzeit gegenüber der Sage Software GmbH, Frankfurt/M., widerruf@sage.de widersprechen.

Vielen Dank für Ihre Anmeldung

Bitte prüfen Sie Ihre E-Mails. Wir haben Ihnen eine E-Mail zur Bestätigung Ihrer Adresse zugesendet. Bitte klicken Sie auf den Link, um Ihre E-Mail-Adresse zu verifizieren. Erst dann erhalten Sie unseren Newsfeed.