Fluktuationskosten verstehen, berechnen und aktiv reduzieren

In einer Zeit des rapiden Wandels, in der sich die Arbeitswelt ständig weiterentwickelt, stehen Unternehmen vor einer zunehmenden Herausforderung: den steigenden Fluktuationskosten.  Während in der Vergangenheit Fluktuation als normaler Bestandteil des Arbeitslebens angesehen wurde, haben sich die Bedingungen heute drastisch verändert. Die Kombination aus Fachkräftemangel, dem Wertewandel und Erwartungen der Generation Z, der „Great Resignation“ und dem gesteigerten Interesse am Arbeitgeberwechsel hat letztendlich zu steigenden Fluktuationskosten für Unternehmen geführt.

Mitarbeiterbindung senkt Fluktuation und steigert Gewinn. Als Personaler erleben Sie die Fluktuationsraten in Ihrem Unternehmen vermutlich mit gemischten Gefühlen. Einerseits bringen neue Mitarbeiter frischen Wind und aktuelles Wissen; andererseits fehlen aber das Know-how und die Erfahrung der Exkollegen.

Angesichts dieser Entwicklungen ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, die Fluktuationskosten im Auge zu behalten und Strategien zu entwickeln, um sie zu minimieren. In dem folgenden Artikel werden wir uns genauer mit den verschiedenen Aspekten der Fluktuationskosten befassen und Lösungsansätze für Unternehmen betrachten, um diesen wachsenden Herausforderungen erfolgreich zu begegnen:

1. Was sind Fluktuationskosten?
2. Was sind direkte Fluktuationskosten?
3. Was sind indirekte Fluktuationskosten?
4. Fluktuationskosten berechnen: Beispiele und Formeln
5. Wie hoch sind die Fluktuationskosten in Deutschland?
6. Wie kann man Fluktuationskosten senken?
7. Unternehmen mit hoher Mitarbeiterbindung sind erfolgreicher
8. Mitarbeiterbindung ist günstiger als Recruiting

Was sind Fluktuationskosten?

Fluktuationskosten sind die Kosten, die einem Unternehmen durch die Personalfluktuation entstehen. Diese Kosten treten während eines längeren Zeitraums auf, beginnend mit der Kündigung bis zur vollständigen Einarbeitung der neuen Mitarbeiter, und diese Kosten entstehen für jeden einzelnen Fall von Fluktuation separat.

Fluktuationskosten können verschiedene Komponenten umfassen, die sich in direkte und indirekte Fluktuationskosten unterscheiden lassen.

Was sind direkte Fluktuationskosten?

Bei der Berechnung werden in der Regel nur die direkten Kosten berücksichtigt. Diese umfassen alle offensichtlichen Ausgaben wie Abfindungen für entlassene Mitarbeiter, Kosten für Stellenanzeigen, die Beauftragung einer Personalberatung oder Schulungen für neue Mitarbeiter.

Beispiele für direkte Fluktuationskosten:

• Recruiting-Kosten: Dies umfasst Ausgaben für die Veröffentlichung von Stellenanzeigen, die Zusammenarbeit mit Personalvermittlern oder Headhuntern, Kosten für die Nutzung von Online-Jobportalen, Bewerbungs- und Auswahlverfahren sowie Hintergrundüberprüfungen und die Produktionskosten für Informationsmaterialien für Kandidaten.
• Onboarding-Kosten (Einarbeitung): Neue Mitarbeiter müssen eingeführt und in ihre Aufgabenbereiche eingearbeitet werden. Dies beinhaltet Schulungen, Trainings, Mentorings und andere Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die neuen Mitarbeiter effektiv in ihre Positionen starten können. Weitere Kosten können sein: Eventuell höheres Gehalt der Neubesetzung, Einrichtung des Arbeitsplatzes, Erwerbung neuer Software-Lizenzen, Beteiligung an Reise- und Umzugskosten.
• Austrittskosten: Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, kann es sein, dass Resturlaubstage genommen werden, Krankmeldungen abgegeben werden, Entgeltfortsetzungszahlungen bei Freistellung oder Abfindung vereinbart wurden oder Anwalts- und Gerichtskosten entstehen.
• Administrativer Aufwand: Die Verwaltung von Austrittsprozessen, einschließlich der Erstellung von Kündigungsschreiben, der Bearbeitung von Personalakten, der Anpassung von Verträgen und anderer administrativer Aufgaben, verursacht zusätzliche Kosten.
• Anpassung der Arbeitsabläufe: Der Weggang eines Mitarbeiters erfordert oft Anpassungen in den Arbeitsabläufen und möglicherweise die Umverteilung von Aufgaben auf verbleibende Mitarbeiter oder die Einstellung von Ersatzpersonal. Diese Veränderungen können Kosten verursachen.

Was sind indirekte Fluktuationskosten?

Die indirekten Fluktuationskosten sind oft genauso hoch, werden aber häufig vergessen. Diese Kosten ergeben sich vor allem durch zusätzlichen Personal- und Zeitaufwand. Zum Beispiel müssen Stellenausschreibungen erstellt, Bewerbungsgespräche geführt und neue Mitarbeiter während der Einarbeitungszeit betreut werden. Diese zusätzlichen Aufgaben erfordern Ressourcen und Zeit, die von anderen Mitarbeitern oder Abteilungen abgezogen werden, was zu weiteren Kosten führen kann.

Beispiele für indirekte Fluktuationskosten:

• Indirekte Austrittskosten: Es wird Zeit investiert, um die Kündigung zu bearbeiten, Exit-Gespräche zu führen, ein Arbeitszeugnis zu erstellen; und meist sind nach einer Kündigung die Mitarbeiter weniger motiviert und produktiv bis zum Austrittstermin.
• Produktivitätsverluste: Während der Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter kann die Arbeitsproduktivität des Teams oder der Abteilung vorübergehend sinken, da Zeit und Ressourcen für die Erstellung des Einarbeitungsplans sowie die Anleitung und Unterstützung der neuen Mitarbeiter (Mentoring) aufgewendet werden müssen.
• Qualitätsverluste: Wenn erfahrene Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, geht wertvolles Wissen und Know-how verloren. Dies kann zu Qualitätsverlusten in der Arbeit führen, bis neue Mitarbeiter das gleiche Maß an Erfahrung und Kompetenz erreichen. Unter Umständen müssen Teams umstrukturiert und Rollen neu verteilt werden. Angefangene Projekte bleiben unvollendet.
• Kundenbeziehungen: Bei Positionswechseln oder Austritten von Mitarbeitern, die Kundenbeziehungen pflegen, können Kundenbeziehungen beeinträchtigt werden. Neue Mitarbeiter benötigen Zeit, um Vertrauen aufzubauen und Beziehungen zu Kunden zu festigen, was zu möglichen Umsatzeinbußen oder Kundenverlusten führen kann.
• Arbeitsbelastung: Bei einem erhöhten Personalwechsel müssen bestehende Mitarbeiter möglicherweise zusätzliche Aufgaben übernehmen oder mehr Verantwortung tragen, um die Lücke zu füllen. Dies kann zu einer erhöhten Arbeitsbelastung und Stress führen. Weiterhin wird mehr Zeit investiert, um Stellenbeschreibungen zu verfassen, Bewerbungen zu sichten, Vorstellungs- und Feedbackgespräche zu führen, Arbeitsverträge aufzusetzen, neue Mitarbeiter anzumelden und interne Abstimmungen und Entscheidungsprozesse zu koordinieren.

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Fluktuationskosten berechnen: Beispiele und Formeln

Die Berechnung von Fluktuationskosten ist in der Regel eine individuelle Aufgabe für jedes Unternehmen, da die Kostenfaktoren und -komponenten je nach Organisation unterschiedlich sein können. Die Kosten hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Art der Fluktuation (freiwillig, unfreiwillig), der Position des ausscheidenden Mitarbeiters, der Unternehmensgröße, der Branche und den spezifischen Umständen des Personalwechsels.

Die allgemeine Formel, um die Fluktuationskosten zu berechnen lautet:

Fluktuationskosten = (anfallende Kosten) x (Anzahl der Mitarbeitenden im Unternehmen x Fluktuationsrate).

Grundsätzlich kann man davon ausgehen, dass die Kosten pro Fluktuationsfall zwischen 90 und 200 Prozent des Jahresgehalts (brutto) der ausscheidenden Mitarbeiter liegen.

Wie hoch sind die Fluktuationskosten in Deutschland?

Die durchschnittliche Fluktuationsrate in Deutschland lag bisher um die 30%. Eine gute Fluktuationsrate liegt in Deutschland unter 15% für Unternehmen. Alles darüber ist ein Warnsignal! Doch wie sieht es jetzt mit der Höhe der Fluktuationskosten aus? Es ist wichtig anzumerken, dass die genaue Zusammensetzung und Höhe der Fluktuationskosten von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein können und von verschiedenen Faktoren wie Branche, Unternehmensgröße und Personalstrategie abhängen.

Die Fluktuationskosten-Studie des Kompetenz Centers Mitarbeiterbefragung aus dem Jahr 2016 gab einen umfassenden Überblick über potenzielle Kosten, wie zuvor erwähnt. Rechnet man direkte und indirekte Kosten zusammen ergab sich damals eine Summe von durchschnittlich 43.000 Euro pro Fall.

Seitdem sind einige Jahre vergangen, aber die Kosten nehmen nicht ab. Angesichts des fortschreitenden Fachkräftemangels müssen Unternehmen heute mehr denn je in ihr Employer Branding investieren und hochqualifizierte Fachkräfte gewinnen. Dies erfordert zusätzliche Budgets. Eine aktuelle Studie zu den Kosten wäre ratsam und interessant.

Wie kann man Fluktuationskosten senken? #Mitarbeiterbindung

Die effektivste Methode zur Reduzierung von Fluktuationskosten besteht darin, die Fluktuationsrate in Ihrem Unternehmen zu senken. Das Schlüsselwort lautet dabei Mitarbeiterbindung. In unserem ausführlichen Blogartikel Top 5 Mitarbeiterbindung Maßnahmen haben wir uns bereits intensiv damit auseinandergesetzt, wie Sie Ihre Mitarbeiter langfristig an Ihr Unternehmen binden können. Zusätzlich ist der Blogartikel zur Mitarbeiterfluktuation – Wie Sie Ihre Mitarbeiter halten! empfehlenswert.

Unternehmen mit hoher Mitarbeiterbindung sind erfolgreicher

Bereits 2010 konnte das Beratungsunternehmen Aon Hewitt mit der Auswertung seiner Global Engagement Database nachweisen, dass Unternehmen mit hoher Mitarbeiterbindung im Durchschnitt höhere Gewinne erwirtschaften, die um 22 Prozent über dem Branchendurchschnitt lagen. Firmen mit einem niedrigen Mitarbeiterbindungsgrad lagen um 28 Prozent unter dem Mittelwert.

Die Boston Consulting Group kam 2012 in einer Studie zu einem ähnlichen Befund. Für die Studie „From Capability to Profitability“ befragte die Unternehmensberatung mit den World Federation of People Management Associations weltweit 4.300 Personalverantwortliche zu 22 Kategorien. Die zentrale Erkenntnis: Erfolgreiche Unternehmen bieten im Vergleich zu weniger erfolgreichen 2,2-mal so oft eine systematische und erfolgreiche Führungskräfteentwicklung an. Sie binden 3,4-mal so oft die Managergehälter an die Ergebnisse ihrer Teams. Erfolgreiche Unternehmen bieten zudem 3,7-mal öfter Entwicklungsprogramme für Talente an. Und sie haben doppelt so oft ein Mitarbeiterbewertungssystem.

Personalverantwortliche sollten solche Ergebnisse ernst nehmen und Mitarbeiterbindungsprogramme als wichtigen Bestandteil ihrer langfristigen Personalstrategie einplanen.

Mitarbeiterbindung ist günstiger als Recruiting

Zusammengefasst: Es ist nicht der Fall, dass es ein „besser“ oder „günstiger“ gibt bei der Rekrutierung oder der Bindung von Mitarbeitern. Dies hängt vor allem auch immer von der jeweiligen Situation in Ihrem Unternehmen ab. Wenn ein guter Mitarbeiter kündigt, kostet das das Unternehmen in Summe schnell zwischen 90 und 200 Prozent von seinem Jahresgehalt. Denn die absoluten Kosten der Personalbeschaffung sind horrend, vor allem in Zeiten von Fachkräftemangel.

Häufig gestellte Fragen

Was kostet ein Mitarbeiterwechsel?

Grundsätzlich kann man davon ausgehen, dass die Kosten pro Fluktuationsfall zwischen 90 und 200 Prozent des Jahresgehalts (brutto) der ausscheidenden Mitarbeiter liegen.

Was ist eine Fluktuationsanalyse?

Im Bereich der Personalforschung wird die Fluktuationsanalyse als Teil der Personalbedarfsermittlung eingesetzt, um detailliert zu untersuchen, warum Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

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