So nutzen Sie Feedbackgespräche konstruktiv

Sie kennen solche Situationen sicherlich auch: Ein Mitarbeiter kündigt völlig überraschend. Aus persönlichen Gründen, sagt er. Aber welche sind das? Und weshalb haben Sie davon in den vergangenen Monaten gar nichts mitbekommen? Er hätte sich Ihnen doch anvertrauen können, um eine gemeinsame Lösung zu finden!

Aber nun hat sich Ihr Mitarbeiter entschieden, zur Konkurrenz zu wechseln. Und Sie müssen sich auf die mühsame Suche nach einem adäquaten Nachfolger begeben. Keine leichte Aufgabe, zumal

• der demografische Wandel und
• der daraus resultierende War for Talents

aktuell zu den größten Herausforderungen im HR-Bereich gehören. Laut einer Umfrage des Personaldienstleisters Robert Half ist daher auch dringend ein Umdenken in der Führungskultur erforderlich. Das bestätigten 64 Prozent der befragten HR-Manager.

Mit Leadership 2.0 gegen den Fachkräftemangel

Ziel der Neuausrichtung soll es sein, bestehende Mitarbeiter nicht an die Konkurrenz zu verlieren – sondern sie langfristig an das eigene Unternehmen zu binden. Den Weg dorthin können – unter anderem – konstruktive Feedbackgespräche ebnen. Denn Kommunikation und Wertschätzung zählen laut Studie zu den entscheidenden Faktoren für eine erfolgreiche Mitarbeiterbindung. Das bestätigt auch eine aktuelle Erhebung des Bundesarbeitsministeriums. Der Untersuchung zufolge kommen Mitarbeitergespräche in knapp dreiviertel aller deutschen Unternehmen zum Einsatz – mit durchweg positiven Effekten. Bei den Mitarbeiter steigerten sich

• die Zufriedenheit insgesamt
• das Engagement
• das Verbundenheitsgefühl mit der Firma.

Doch auch Mitarbeitergespräche sind kein Selbstläufer! Nur, wenn sie als Führungsinstrument richtig ein- und umgesetzt werden, bringen sie den gewünschten Erfolg.

Was ist ein Feedbackgespräch?

Feedbackgespräche finden in der Regel dyadisch statt – also zwischen zwei Personen: dem Mitarbeiter und der Führungskraft. Auf Wunsch, zum Beispiel in kritischen Fällen oder wenn es im Tarifvertrag festgelegt ist, darf der Arbeitnehmer eine Vertrauensperson hinzuziehen. Das kann beispielsweise ein Vertreter aus dem Betriebs- oder Personalrat sein. Auf die Anwesenheit eines Anwalts darf der Mitarbeiter laut aktueller Rechtsprechung hingegen nicht bestehen.

Die meisten Unternehmen führen Feedbackgespräche regelmäßig zum (Geschäfts-)Jahresende. Aber auch ein sechsmonatiger Turnus hat sich bewährt. Zusätzlich empfehlen sich Mitarbeitergespräche zu besonderen Anlässen:

• das Ende der Probezeit
• interne Versetzungen
• Beförderungen
• nach längerer Krankheit
• nach Rückkehr aus der Elternzeit.

Auf die richtige Vorbereitung kommt es an!

Feedback-Gespräche reflektieren nicht nur die vergangenen Leistungen des Mitarbeiters, sondern ebnen auch den Weg für die weitere Zusammenarbeit. Ihnen kommt also eine strategische Bedeutung zu. Entsprechend sorgfältig sollten sie – von beiden Seiten – vorbereitet werden. Dazu zählt zunächst, dass das Gespräch rechtzeitig, mit zwei bis drei Wochen Vorlauf, angekündigt wird. Die Initiative sollte dabei stets vom Vorgesetzten ausgehen.

Feedbackgespräche mit Inhalt füllen

Anschließend beginnt die inhaltliche Vorbereitung. In vielen Unternehmen existieren bereits Fragenkataloge, die als Gerüst für das Feedbackgespräch dienen können. Dabei gibt es vier große Aspekte, die im Rahmen des vertraulichen Gesprächs zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem thematisiert werden sollten:

• Arbeitsspektrum,
• Arbeitsumfeld,
• Zusammenarbeit sowie
• Entwicklungsperspektiven.

Aufgabe der Führungskraft ist es, im Vorfeld entsprechende Fragen zu den einzelnen Schwerpunkten zu formulieren. Sie dienen ihm selbst, aber auch dem Mitarbeiter als Leitfaden.

Sachlich und kooperativ zur Zielvereinbarung

Um das Feedbackgespräch konstruktiv zu gestalten, ist Sachlichkeit oberstes Gebot. Persönliche Angriffe sind hier fehl am Platz! Damit von Beginn an eine kooperative Grundstimmung entsteht, sollte die Sitzordnung mit Bedacht gewählt sein: Sitzen sich Führungskraft und Mitarbeiter direkt gegenüber, kommt es schneller zu Konfrontationen. Eine entspanntere Atmosphäre entsteht hingegen, wenn die Stühle im 90-Grad-Winkel zueinander stehen.

Nach der Begrüßung sollte der Vorgesetzte das Ziel der Besprechung konkret benennen: Es geht einerseits um Feedback, andererseits um die zukünftige Zusammenarbeit.

Kritik mit der Sandwich-Methode entschärfen

Anschließend beginnt die Führungskraft mit den positiven Aspekten der bisherigen Arbeitsergebnisse und -leistungen. Erst dann sollten kritische Punkte angesprochen werden. Am besten eignen sich dafür Ich-Botschaften. Sie wirken nicht anklagend oder abwertend, sondern spiegeln die subjektive Sicht des Vorgesetzten wider. Da sich Selbst- und Fremdwahrnehmung gerade bei negativen Rückmeldungen häufig nicht decken, sollte die Kritik anhand konkreter Situationen oder Verhaltensweisen dargestellt werden Damit das Gespräch aber keinen negativen Gesamteindruck hinterlässt, empfiehlt sich zum Abschluss wieder ein positiver Aspekt, der der Kritik die Schärfe nimmt. Man spricht hier auch von der so genannten „Sandwich-Methode“.

Vorschläge des Mitarbeiters berücksichtigen

Damit die Zusammenarbeit in der Zukunft (noch) besser funktioniert, bedarf es konkreter Optimierungsvorschläge. Die können natürlich von der Führungskraft kommen. Zielführender ist es aber, wenn der Mitarbeiter selbst Anregungen einbringt. Oft ist er von seinen eigenen Ideen überzeugter und die Umsetzung gelingt schneller, besser und reibungsloser.

Nach dem Gespräch ist vor dem Gespräch

Die Verbesserungspotenziale und die dazugehörige Umsetzungsstrategie müssen zur Nachverfolgung unbedingt schriftlich festgehalten werden. Das kann entweder ganz klassisch in Word oder Excel erfolgen – oder mit Hilfe einer Software-Lösung wie der Sage HR Suite. Hier lassen sich die vereinbarten Ziele übersichtlich dokumentieren und nachverfolgen. So vergisst man auch im hektischen Alltagsgeschäft nicht, hin und wieder nachzuhaken, den Umsetzungsstatus zu überprüfen und gegebenenfalls nach zu justieren. Denn das nächste Feedbackgespräch kommt bestimmt!
Wie Sie dabei vorgehen, erfahren Sie in unserer kostenfreien Checkliste, die Sie sich hier kostenfrei herunterladen können.