Mitarbeiter motivieren

Weniger ist mehr: Verwaltung runter, Effizienz hoch!

Das Image der HR-Abteilung hat sich in den vergangenen Jahren deutlich gewandelt: Wo früher administrative Aufgaben im Fokus standen, müssen sich die Mitarbeiter jetzt strategischen Herausforderungen stellen. Sie zeichnen für das Recruiting und Talentmanagement verantwortlichen, sind maßgeblich an der Ressourcenplanung beteiligt und bringen das interne sowie externe Employer Branding voran. Soweit die Theorie. Die Praxis sieht vielerorts aber noch ganz anders aus: Statt sich für den Unternehmenserfolg zu engagieren, sind die HR-Mitarbeiter überwiegend damit beschäftigt, Stundenzettel zu prüfen, Urlaubsanträge abzuheften und Personalstammdaten zu aktualisieren.

Laut einer aktuellen Umfrage des Digitalverbands Bitkom sind betriebliche Abläufe in 75 Prozent der Unternehmen zum überwiegenden Anteil noch immer papierbasiert . Und genau das bindet wertvolle Ressourcen. Kein Wunder also, dass laut einem Bericht von Fairsail HR-Teams die Hälfte ihrer Arbeitszeit mit Verwaltungsaufgaben verbringen. Innovative IT-Lösungen können die Personalabteilung an dieser Stelle sinnvoll entlasten – und Freiraum schaffen für die wirklich wichtigen Aufgaben.

Self Services und Collaboration entlasten die Personalabteilung

Die HR-Abteilung versteht sich zwar als Dienstleister der Mitarbeiter. Aber eher als strategischer. Fahrtkosten ermitteln, Adressänderungen einpflegen und Resturlaube errechnen gehören definitiv nicht (mehr) dazu. Solche To-dos können die Fachkräfte dank Self-Service-Tools selbst erledigen. Das entlastet nicht nur die HR-Profis, sondern nimmt auch die Mitarbeiter in die Pflicht: Sie sind verantwortlich für ihre Daten. Ist die Steuernummer nach einer Heirat nicht geändert, lässt sich das Versäumnis nicht mehr der Personalabteilung zuschreiben. Das Gleiche gilt für zu spät abgegebene Urlaubsanträge oder Reisekostenabrechnungen und andere Formulare.

Zugleich bedeutet dieses Vorgehen mehr Freiheiten für die Mitarbeiter bei der Verwaltung ihrer Daten und Anträge. Die Einführung von Self Services kann also als Erfolg für alle Beteiligten verbucht werden. Grundsätzlich gilt es aber, bei einer solchen Implementierung drauf zu achten, dass die Funktionen des Self Service in ein ganzheitliches HR & People System eingebunden sind. Solche kollaborativen HR Systeme, die den modernen Arbeitsweisen bereits Rechnung tragen, gehen weit über die bloße Bereitstellung von Self Services hinaus. Diese bilden nicht nur multidimensionale Teamstrukturen, wie Projektorganisationen für das effiziente Personalmanagement ab, sondern bieten eine Kommunikationsplattform zwischen Mitarbeitern, Führungskräften und Personalabteilung. Immer wieder anfallende administrative Aufgaben und Prozesse lassen sich automatisieren, der gesamte Mitarbeiter-Lebenszyklus begleiten und unterstützen, mehr Transparenz für die HR-Abteilung ermöglichen und den Mitarbeitern eine positive Benutzererfahrung bieten. HR-Software und Workforce-Experience-Management rücken so in einem System zusammen und ergänzen sich gegenseitig. Diese „Mitmach“ Strategie kommt insbesondere dem Wunsch nach Flexibilität und Selbstkompetenz der Mitarbeiter zugute und ist die Basis für die sich zukünftig ändernden Organisationsformen.

Transparenz auf Knopfdruck

Mit den frei gewordenen Ressourcen können sich die HR-Profis mit den wirklich wichtigen Fragen ihres Fachs beschäftigen und so der Unternehmensführung fundierte Entscheidungsgrundlagen liefern. Wie entwickeln sich beispielsweise die Fehlzeiten in den einzelnen Abteilungen und Niederlassungen? Welche Beschäftigungsmodelle sind derzeit gefragt? Wer ist gerade im Urlaub, auf Weiterbildung oder geschäftlich unterwegs –und daher für ein kurzfristiges Projekt nicht verfügbar? Und welche Altersstruktur hat die Belegschaft? Ist in nächster Zeit womöglich mit einer größeren Pensionierungswelle zu rechnen?

„Unternehmen, die beim Talentmanagement einen
strategischeren Ansatz verfolgen, verzeichnen
eine 38 Prozent höhere  Mitarbeitermotivation und
eine 40 Prozent niedrigere Fluktuation.“

Faktenbasierte Antworten sind wichtig für die strategische Ausrichtung des Unternehmens. Oftmals werden sie ad-hoc benötigt. Mit Zettel und Bleistift oder anhand einer Excel-Liste ist das in der Regel jedoch nicht realisierbar. Intelligente HR-Lösungen hingegen generieren die Ergebnisse auf Knopfdruck und bereiten sie zudem grafisch auf. Diagramme und Charts schaffen Transparenz und machen die wesentlichen Aussagen visuell deutlich.

Mit Szenarioanalysen für die Zukunft bestens gerüstet

Doch nicht nur das: Dank „Was-wäre-wenn“-Analysen lassen sich binnen Sekunden sogar verschiedene Szenarien durchspielen. Denn wer weiß schon mit Sicherheit, was die Zukunft bringen wird? Um für alle Entwicklungen bestmöglich gerüstet zu sein, sind solche Gedankenspiele von großer Bedeutung. Zum Beispiel für das Recruiting und Talentmanagement. Nicht umsonst verzeichnen Unternehmen, die hier einen strategischen Ansatz verfolgen, eine 38 Prozent höhere Motivation und eine 40 Prozent niedrigere Fluktuation.

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