Mitarbeiter bezahlen

Home Office ist nicht gleich Home Office! Die digitale Arbeitswelt im Arbeitsrecht

Deutsche Firmen und Mitarbeiter sehen zunehmend Nutzen in Arbeitsgelegenheiten von zu Hause aus. Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie von privaten Erledigungen bei Festbeschäftigung wird durch Home-Office für Arbeitnehmer unterstützt. Verkehr zwischen zu Hause und Firma entfällt oder wird reduziert.  Auch für die Arbeitgeberseite bestehen Vorteile, wie erhöhte Mitarbeiter-Motivation und Stärkung der Kreativität, teils auch Einsparung von Bürofläche. Doch was ist in Sachen Digitalisierung im Arbeitsrecht zu beachten, wie grenzen sich verschiedene Varianten des mobilen Arbeitens voneinander ab?

Verschiedene Varianten auseinanderhalten

Allerdings ist zu  unterscheiden, was genau mit ausgegliederten Arbeitsumgebungen gemeint ist, die durch digitale Ausstattung mit dem Unternehmen verbunden sind.  Es ist eine auch wegen arbeitsrechtlicher Unterschiede wichtige Differenzierung. Was landläufig „Home-Office“ genannt wird, ist zum einen Oberbegriff, gleichzeitig im engeren Sinn das eher gelegentliche Arbeiten an einem anderen Ort als in den betrieblichen Räumen des Arbeitgebers.  Hierbei entfallen Anforderungen an Arbeitssicherheit und Arbeitsplatzfaktoren, die nach Arbeitsstättengesetzes vorgeschrieben sind.  Wird dagegen dauerhaft im Home-Office gearbeitet, handelt es sich um Tele-Heimarbeit. Dann müssen gesetzliche Arbeitsschutzbestimmungen eingehalten werden.

Tele-Heimarbeit macht etwa Sinn, wenn Mitarbeiter sehr weit von der Betriebsstätte entfernt wohnen. Es gibt zwar keinen grundsätzlichen Anspruch auf das Home-Office. Das heißt, der Arbeitgeber darf den Arbeitsort bestimmen. Falls nichts näher im Arbeitsvertrag festgehalten ist, hat der Arbeitgeber seine Entscheidungen jedoch nach „billigem Ermessen“ zu treffen und die Interessen des Arbeitnehmers abzuwägen. Etwa wenn der Arbeitnehmer vielleicht ein paar hundert km von der Betriebsstätte wohnt und bisher ständig im Home-Office gearbeitet hat. Er müsste bei dessen Aufgabe umziehen oder eine Zweitwohnung anmieten. Dies wäre etwa gemäß landesarbeitsgerichtlicher Entscheidung aus Rheinland-Pfalz von 2014 nicht zumutbar.

Kurz noch ein dritter Begriff: „Mobile Telearbeit“ meint standort- bzw. ortsunabhängiges Arbeiten an einem mobilen Arbeitsbereich mit IT- und Kommunikationsausstattung. Beispiele bilden Kundendienst, Bauinspektionen durch Architekten oder Vertretertätigkeit. Hier gelten im Wesentlichen nur  branchenübliche Arbeitsschutzbedingungen.

Wo Vorschriften wichtig werden

„Tele-Heimarbeit“ dagegen als Sonderform von Home-Office unterliegt wegen der durchgehenden Arbeit von Zuhause speziellen Regelungen. Hier hat der Arbeitgeber zu prüfen, inwieweit der Beschäftigte Gefährdungen ausgesetzt ist. Zum Beispiel ob sie durch störende Geräusche bestehen. Ferner sind ergonomische Gegebenheiten und wegen möglicher Augenbelastung Lichtverhältnisse zu beurteilen .

Zur Prüfung ist keine turnusmäßige Begehung erforderlich. Es reicht einmalig, bei Beginn der regelmäßigen Arbeitsaufnahme des Mitarbeiters von zu Hause aus, dass eine Gefährdungsanalyse  vorgenommen wird (anders als im ursprünglichen Gesetzesentwurf vorgesehen). Es bleibt aber der Vertragsfreiheit überlassen, ob der Arbeitgeber sich vorbehalten möchte, zusätzliche Prüfungen durchzuführen. Sollen solche Besuchsmöglichkeiten geregelt werden, sind angemessene Ankündigungsfristen für einen Besuch zu fixieren, auch wer zutrittsberechtigt ist. Als Randnotiz sei erwähnt, dass im Home-Office die gesetzliche Unfallversicherung zum Zuge kommt, allerdings nur im Umfang der unmittelbar dem Betrieb dienenden Tätigkeiten.

Für Arbeitgeber ist dagegen wichtig zu beachten, dass auch bei ausgliederten Arbeitsumgebungen die sonst üblichen Regelungen für Arbeits-, Pausen und Ruhezeiten gelten. Was die Erreichbarkeit betrifft, sind arbeitsvertragliche Regelungen sinnvoll – am besten dem jeweiligen Abteilungskontext  im Betrieb angepasst.

Budgetierungsfragen: Kostenzuschüsse

Ein weiteres wichtiges Thema ist die Frage von Kostenbeteiligungen des Arbeitgebers. Ist Telearbeit Einstellungsvoraussetzung, hat der Arbeitgeber den Arbeitsplatz samt gesetzlich vorgeschriebener  Infrastruktur einzurichten. Bietet der Arbeitgeber dagegen die Möglichkeit der Telearbeit nur als Wahlmöglichkeit, liegen die Dinge anders. In dem Fall kann das Unternehmen als Bedingung für Home-Office erwarten, dass der Mitarbeiter eingerichteten häuslichen Arbeitsplatz dafür in Anspruch nimmt.

Besonderheiten bestehen, wenn der Arbeitgeber bei seinem Wunsch, Tele-Arbeitsplätze einzuführen, Arbeitsmittel im Home-Office nicht zur Verfügung stellt. Für den Fall, dass in den eigentlichen Firmenräumen kein Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt wird (Logik daraus Home-Office), bestehen zwei Möglichkeiten. Die erste beinhaltet, dass der Arbeitgeber vom Mitarbeiter den betreffenden Raum für Betriebszwecke anmietet. Die zweite bietet als Alternative, dass dem Mitarbeiter eine monatliche Kostenpauschale für Raumnutzung, Strom, Heizung, Reinigungs- und sonstige Kosten gezahlt wird.

Steuerliche Behandlung und mehr

Dabei ist festzustellen, in wessen vorrangigem Interesse die Büronutzung bei Gewährung eines Kostenzuschusses liegt. Angenommen, dass die Büronutzung in den Privaträumen des Mitarbeiters vor allem im Interesse des Arbeitgebers begründet ist und die Zahlung vom Zuschuss eindeutig über die Entlohnung des Arbeitgebers für die Erbringung seiner Arbeit hinaus geht, so bestehen für den Mitarbeiter Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung.

Wenn jedoch kein überwiegendes Interesse des Arbeitgebers an der Bereitstellung des Büroraums gegeben ist, liegt bei Bürokostenzuschusses nach § 19, Abs. 1 Nr 1 EstG steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Es besteht dann Steuer- und Sozialversicherungspflicht nach üblichen Sätzen.

Nicht vergessen: Datenschutz und Datensicherheit

Für einen sicheren Arbeitsablauf ist es selbstverständlich wichtig, arbeitsvertragliche Verpflichtungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit zu implementieren. Dazu gehören Regelungen bezüglich des Zugangs zur IT-Infrastruktur. So ist zu verhindern, dass sich dritte Personen (etwa Familienmitglieder) Zugriff zu Unternehmensdaten verschaffen können – Maßnahmen etwa:

  • Separates Arbeitszimmer, abschließbar
  • Verwahrung dienstlicher Unterlagen in verschließbarem Schrank
  • Zugang zu Rechner und Datenträgern wie USB-Sticks verschlüsseln
  • Sicherheitskonzept zur Handhabung sensibler Daten und zur Löschung im Bedarfsfall.

Zusätzlich Gewicht gewinnen IT-Sicherheitsbelange, falls Mitarbeiter eigene Rechner nutzen dürfen. Es müssen Regelungen gegeben sein, ob ein Notebook weiter auch zu privaten Gelegenheiten mitgenommen werden darf. Falls ja, sind Bestimmungen vorzuhalten, was geschieht, wenn das Gerät verloren geht. So lassen moderne Mobile-Device-Management-Systeme die Remote-Steuerung durch den Arbeitgeber zu. In solchen Alarmsituationen können per Fernsteuerung induzierte Löschvorgänge der Unternehmensdaten (Beispiel für Sicherheitskonzept) gleichzeitig auch private Daten verloren gehen.  Für solche und andere Szenarien sind arbeitsvertragliche Regelungen vorrätig zu halten.

Neues Datenschutzrecht ab Mai 2018!

Ab 25. Mai 2018 tritt die Europäische Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO inkraft. In unserem Blog-Special zur DSGVO halten wir Sie über das neue Datenschutzrecht regelmäßig auf dem Laufenden. Von der DSGVO sind alle Unternehmen betroffen, bei Verstößen gegen die neue Grundverordnung drohen empfindliche Geldstrafen. Schauen Sie also gleich auf unserem Special vorbei!


Zurück
Schließen

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mailadresse wird nicht veröffentlicht.

Weitere Artikel zum Thema

Arbeitsrecht Digitalisierung
Mitarbeiter bezahlen · 09. Jan. 2018

Home Office ist nicht gleich Home Office! Die digitale Arbeitswelt im Arbeitsrecht

Deutsche Firmen und Mitarbeiter sehen zunehmend Nutzen in Arbeitsgelegenheiten von zu Hause aus. Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie von privaten Erledigungen bei Festbeschäftigu …

Arbeitsrecht 2018
Mitarbeiter bezahlen · 29. Dez. 2017

Jahreswechsel im Lohn: Die Änderungen im Arbeitsrecht 2018

Deutsche Firmen und Mitarbeiter sehen zunehmend Nutzen in Arbeitsgelegenheiten von zu Hause aus. Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie von privaten Erledigungen bei Festbeschäftigu …

beitragsbemessungsgrenze
Mitarbeiter bezahlen · 27. Dez. 2017

Lohnwegweiser 2018: Neue Beitragsbemessungsgrenzen

Deutsche Firmen und Mitarbeiter sehen zunehmend Nutzen in Arbeitsgelegenheiten von zu Hause aus. Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie von privaten Erledigungen bei Festbeschäftigu …

Für welches(s) Themengebiet(e) wollen Sie sich registrieren?

Unternehmenssteuerung
Buchhaltung
Vertrieb/Marketing
Personalabrechnung
Personalmanagement
Ich bin damit einverstanden, dass meine personenbezogenen Daten von Sage Software GmbH und ihren Töchtern zum Zweck meiner weiteren Betreuung und der Zusendung von Informationen verarbeitet und genutzt werden dürfen. Ich kann der Verarbeitung oder Nutzung meiner Daten jederzeit gegenüber der Sage Software GmbH, Frankfurt/M., widerruf@sage.de widersprechen.

Vielen Dank für Ihre Anmeldung

Bitte prüfen Sie Ihre E-Mails. Wir haben Ihnen eine E-Mail zur Bestätigung Ihrer Adresse zugesendet. Bitte klicken Sie auf den Link, um Ihre E-Mail-Adresse zu verifizieren. Erst dann erhalten Sie unseren Newsfeed.