Gründer-Hürde Buchhaltung: Wie eine Online-Lösung MyCoralie mehr Überblick verschaffte

Wer sein eigenes Unternehmen gründet, steht nicht nur vor einer neuen Herausforderung, sondern gleich vor zahlreichen. Social Media, Marketing, Buchhaltung, Datenschutz, Logistik: In all diesen und noch viel mehr Bereichen mussten die Gründerinnen des Online-Shops MyCoralie Experten werden. Ulrike Mombaur und Geschäftspartnerin Annegret Gerlach engagierten im Mai 2013 daher zunächst einen Steuerberater für das leidige Thema Buchhaltung. Damit fehlte aber der direkte Zugriff auf die Zahlen, was beiden missfiel. Im September holten sie sich daher die Buchhaltung zurück ins Haus – mit der Online-Lösung Sage One.

Es gibt nur wenige gute Anbieter, die modische Bademode für kurvige Frauen führen. Genau diese Nische besetzen Annegret Gerlach und Ulrike Mombaur mit ihrem Onlineshop MyCoralie. Nach einiger Recherche, Verhandlungen und Vorbereitungen sowie dem Aufsetzen eines Business-Plans starteten sie im Mai 2013 schließlich mit MyCoralie ihr erstes eigenes Geschäft. In dem Webshop sind Bademode, Accessoires und Naturkosmetik erhältlich. Hier finden auch Frauen fernab der A-Cups einen Bikini.

Online-Handel ist mehr als nur einen Webshop einrichten

Und das Geschäft boomt. Für Mombaur ist der Shop seit geraumer Zeit eine Vollzeitaufgabe. „Online-Handel zu betreiben ist mehr als nur einen Webshop einzurichten und Pakete zu verschickten“, so die 48-Jährige. Die individuelle Kundenbetreuung, Suchmaschinenoptimierung und das Online-Marketing gehören zu ihren Aufgaben. Die Buchhaltung ist dabei eine eher lästige und zeitaufwendige Pflichtaufgabe. Doch die Kontrolle über die Finanzen, die sie mit Sage One nun haben, macht diesen Aufwand wieder wett.

„Jetzt wissen wir jederzeit, wo wir stehen“, beschreibt Mombaur den Stand heute. „Wir wollten uns auch selbst mit dem Thema beschäftigen und Ahnung davon bekommen. Das war uns wichtig und das haben wir erreicht“, fügt sie hinzu. Sage One Finanzen & Buchhaltung sei ein Programm, das sich gerade an die Zielgruppe derer richtet, die nicht so viel Ahnung von Buchhaltung haben. „Wir geben eigentlich erst dann gerne Dinge ab, wenn wir sie selber besser verstehen“, betont sie. Sich in einer so sensiblen Sache wie den Finanzen ausschließlich auf Dritte zu verlassen, sollte nicht mehr lange so bleiben. Die Inhaberinnen machten sich nur vier Monate nach der Unternehmensgründung auf die Suche nach einer Online-Lösung. Nach einer ausgiebigen Recherche entschieden sie sich für Sage One.

Mangelndes Angebot an kaufmännischer Software für Mac-User

Eine Online-Lösung hat Mombaur allerdings auch deshalb gewählt, weil sie vor zwei besonderen Herausforderungen stand: Zum einen ist MyCoralie in der Apple-Welt zuhause und zum anderen wird der Shop von zwei Standorten aus betrieben – Kelkheim bei Frankfurt am Main und München. „Uns war schnell klar, dass nur eine Online-Lösung diesen Ansprüchen gerecht werden kann“, berichtet die Online-Händlerin. Die browser-basierte Software läuft auf jedem Endgerät, das über einen Internetzugang verfügt – überall und jederzeit. „Früher mussten wir noch Dokumente hin und herschicken – heute ist alles online und jederzeit abrufbar“, so Mombaur.

Fest kalkulierbare Kosten und immer neue Funktionen. Überzeugt hatte Sage One in der 30-tägigen Testphase. Mombaur erinnert sich: „Das Programm bietet sehr viele Funktionen, ist übersichtlich und modern gestaltet und man kann sich auch als „Nicht-Buchhalter“ erfreulich schnell einarbeiten. Außerdem war der Support wirklich gut zu erreichen und hat uns kompetent unterstützt. Das hat uns gut gefallen.“ Bedenken eine Online-Lösung zu nutzen, hatte Mombaur nicht. „Sage ist lange am Markt und wir vertrauen darauf, dass die höchst mögliche Sicherheit geboten wird“, sagt sie. Um sicher zu gehen, nutzt sie das Programm allerdings nur an verschlüsselten Anschlüssen in ihren Büros. Über einen öffentlichen Hotspot würde sie, wie sie sagt, niemals auf das Programm zugreifen.

Neben der Sicherheit waren die Kosten ein wichtiges Thema für Gerlach und Mombaur. Fast alle Online-Lösungen basieren auf dem sogenannten Subskriptionsbezahlmodell – die Abrechnung erfolgt also nach Nutzung. Man mietet die Software sozusagen, anstatt sie zu kaufen. Für MyCoralie ist das ein Pluspunkt. „So sind die Kosten fest kalkulierbar. Die Rechnungen beziehen sich auf das Programm und nicht auf die getätigten Buchungen – wie es manch andere Hersteller machen“, beschreibt Mombaur das Bezahlmodell bei Sage One.

Für die monatliche Gebühr kann sie nicht nur die Software nutzen, laufend werden auch Updates eingespielt. So ist die Software immer aktuell und entspricht neuesten gesetzlichen Bestimmungen. „Sage überrascht zudem mit neuen Funktionen. Belege können jetzt hochgeladen und vom System automatisch eingelesen werden“, fügt Mombaur hinzu. Das erleichtere ihr und ihrer Geschäftspartnerin die Arbeit, da Zwischenschritte jetzt wegfielen. „Sage One entwickelt sich weiter. Wie auch MyCoralie – auch deshalb passt die Lösung so gut zu unserem Unternehmen“, fasst Mombaur zusammen.

Von Jennifer Dreher