So schalten Sie Ihre Zeiträuber aus – wann sich Outsourcing für Sie lohnt!

Gehaltsabrechnungen werden zunehmend komplexer – und gehören damit zu den größten Zeiträubern in HR-Abteilungen. Sammeln auch bei Ihnen die HR-Mitarbeiter immer mehr Überstunden an? Die zeitintensiven Weiterbildungen rund um die Lohnbuchhaltung müssen kompensiert werden, ohne dass andere wichtige Personalaufgaben auf der Strecke bleiben.

Was für eine Herausforderung – gerade, da auch die Ressourcen Ihrer IT-Experten durch permanente Updates der Lohnsoftware zusätzlich gebunden werden und dadurch andere – wertschöpfende – Bereiche auf der Strecke bleiben.

Dabei sollte Ihr wertvolles Personal operativ zum Unternehmenserfolg beitragen, statt die ganze Kraft in zeitraubende administrative Arbeiten zu investieren. Für immer mehr Unternehmen lautet die Lösung deshalb: Outsourcing. Aber was verbirgt sich dahinter und wie viel Entlastung ist tatsächlich möglich?

Business Process Outsourcing: Mehr Zeit für das Kerngeschäft

Beim Business Process Outsourcing (kurz: BPO) lagern Unternehmen ganze Geschäftsprozesse an einen externen Dienstleister aus, häufig auch inklusive der dazugehörigen IT-Systeme. In der Regel handelt es sich dabei um klassische Support-Bereiche wie den Kundenservice, die Buchhaltung oder aber – im HR-Bereich – die Lohnbuchhaltung.

Diese Arbeitspakete eignen sich besonders für das Outsourcing, da sie in sich weitgehend geschlossen und nicht wettbewerbskritisch sind. Zudem bilden sie nicht die Kernkompetenzen des Unternehmens ab. Häufig gelten sie eher als „notwendiges Übel“, zu dem man durch entsprechende Gesetze rechtlich verpflichtet ist. Ganz deutlich wird das beim Thema Lohn und Gehalt.

Lohnbuchhaltung als „notwendiges Übel“

Vor allem im Mittelstand gibt es für die Gehaltsabrechnung meist zwei Szenarien:

• Entweder übernimmt ein versierter und explizit dafür eingestellter Lohnbuchhalter diese Aufgabe. Das Problem dabei: Sie machen sich abhängig von einem einzelnen Mitarbeiter und seinem Know-how. Denn auch er wird einmal krank oder nimmt seinen mehrwöchigen Jahresurlaub – und dann ist guter Rat teuer, denn Ersatz gibt es schlichtweg nicht. Das gilt umso mehr, wenn er einmal kündigen sollte – auf dem hart umkämpften Fachkräftemarkt ist ein schneller Ersatz eher unwahrscheinlich.
• Das zweite Szenario: Die ohnehin schon gut ausgelastete HR-Abteilung ist auch für diesen Bereich mit verantwortlich und erledigt die Lohnabrechnung sozusagen „on top“, zusätzlich zu ihren eigentlichen Kernaufgaben. Die Folge sind regelmäßige Überstunden, die Sie aufgrund des hohen Arbeitspensums kaum durch Freizeit ausgleichen können und folglich bezahlen müssen.

Ein mögliches drittes Szenario ist daher der Wechsel von interner Bearbeitung zur externen Unterstützung. Aber welche Vor- und Nachteile verbergen sich wirklich dahinter?

Eigene Mitarbeiter entlasten

Immer mehr mittelständische Unternehmen entscheiden sich für das Auslagern der Lohnabrechnung. Dabei übernimmt der externe Dienstleister die komplette Gehaltsabrechnung und entlastet damit die gesamte HR-Belegschaft. Dieser Aspekt kommt umso mehr zum Tragen, wenn Sie mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigen. Denn ab dieser kritischen Größe wird die Lohnbuchhaltung aufgrund der unterschiedlichen Beschäftigungsmodelle und Gesetzesvorgaben so komplex, dass die Aufgabe überproportional viel Zeit beansprucht – ohne zur Erreichung der Unternehmensziele beizutragen.

Rechtliche Risiken abgeben

Hinzu kommen die rechtlichen Aspekte: Die Bereiche Arbeits-, Lohnsteuer und Sozialversicherungsrecht sind äußerst fehleranfällig. Um das Risiko zu minimieren, müssen Sie die verantwortlichen Mitarbeiter regelmäßig schulen. Das kostet nicht nur Geld, sondern bindet abermals wertvolle Ressourcen. In der Konsequenz können sich Ihre Mitarbeiter aufgrund des hohen Weiterbildungsbedarfs noch weniger auf ihr Kerngeschäft konzentrieren – und das schadet nicht nur dem Unternehmen. Auch die Mitarbeiterzufriedenheit kann darunter leiden. Schließlich wollen qualifizierte Fachkräfte ihren Kompetenzen entsprechend eingesetzt und gefordert werden. Müssen sie sich stattdessen mit vermeintlichen Nebensächlichkeiten beschäftigen, wird das leicht zum Motivationskiller.

So macht sich BPO bezahlt

Mit der Auslagerung der Lohnbuchhaltung an einen Outsourcing-Partner kann man gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen:

• Ihre Mitarbeiter können sich wieder voll und ganz auf das Hauptgeschäft konzentrieren und wertschöpfend zum Unternehmenserfolg beitragen.
• Weiterbildungen zum Thema Lohnbuchhaltung entfallen vollständig. Das spart Zeit und Geld.
• Ihre rechtliche Verantwortung sinkt, da der Dienstleister für die korrekte Umsetzung des Lohnsteuerrechts bürgt. Damit reduziert sich auch das Haftungsrisiko für die Geschäftsleitung. Einer unangekündigten Lohnsteuer-Nachschau durch die Finanzbeamten können Sie damit deutlich gelassener entgegensehen.
• Zudem stellt BPO eine Entlastung für die IT-Abteilung dar – und zwar in vielerlei Hinsicht: Zum einen entfallen zeitintensive Updates Ihrer Lohnbuchhaltungssoftware. Doch nicht nur das. Auch die revisionssichere Archivierung und die rechtskonforme Aufbewahrung sensibler Mitarbeiterdaten gehören zum Verantwortungsbereich des Outsourcing-Partners. Zu guter Letzt sorgt er für maximale IT-Sicherheit, indem er Ihre Daten in einem zertifizierten Rechenzentrum speichert.

Schon Teiloutsourcing kann eine hilfreiche Option sein

Auch wenn ein vollständiges Outsourcing nicht relevant ist und Sie den Lohnexperten lieber im Haus haben, bietet bereits schon Teiloutsourcing, bspw. durch externes Hosting der Abrechnungssoftware oder einen Druckservice für Lohnscheine, ein großes Stück an Entlastung! Und fällt Ihr Lohnexperte, z.B. in Urlaubszeit oder aufgrund von Krankheit, einmal aus, kann ein Vertretungsservice beim Dienstleister hilfreich einspringen.

Um wieder mehr Zeit für das Wesentliche zu haben, entscheiden sich immer mehr Unternehmen für die Möglichkeiten von Business Process Outsourcing. Allein 2015 wuchs dieser Bereich in Deutschland um 50 Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Nehmen auch Sie eine mögliche Überlastung Ihrer Mitarbeiter ernst – und schaffen Sie durch die Auslagerung administrativer Aufgaben rund um die Lohnabrechnung wieder mehr Ressourcen für Ihr Hauptgeschäft.

Zum Schluss haben wir noch einmal in einer kleinen Checkliste zusammengestellt, wann sich BPO für Sie bezahlt macht:

• Administrative Aufgaben nehmen einen erheblichen Teil der Zeit in Anspruch und verhindern die Konzentration auf HR-Kernkompetenzen
• Die Lohnbuchhaltung muss für mehr als 50 Mitarbeiter erstellt werden
• Wertschöpfende Unternehmensprozesse, z.b. Personalentwicklung bleiben auf der Strecke, da die Lohnbuchhaltung als Zusatzaufgabe übernommen werden muss
• Beständige Weiterbildungen, um den gesetzlichen Anforderungen an die Lohnbuchhaltung zu erfüllen, binden zu häufig Ressourcen, das rechtliche Risiko soll gemindert werden
• Es herrscht generelle Offenheit dem Thema Outsourcing gegenüber
• Sie wollen Kompetenz im Haus halten aber von administrativen Aufgaben befreit werden
• Sie brauchen eine Regelung, falls der Lohnexperte mal ausfällt